Cách gia hạn visa du học Nhật Bản - Hướng dẫn chi tiết 2026

Tóm tắt

Gia hạn visa du học ở Nhật là quy trình bắt buộc nếu bạn muốn tiếp tục học tập. Bài viết này hướng dẫn chi tiết các bước, hồ sơ cần thiết, thời gian nộp đơn và những lưu ý quan trọng để tránh bị từ chối.

1. Khi nào cần gia hạn visa du học?

1.1 Thời điểm nên gia hạn

Thời điểm tốt nhất: Trước 3 tháng khi visa hết hạn
Thời điểm muộn nhất: Trước 2 tuần khi visa hết hạn
Không được: Gia hạn sau khi visa đã hết hạn

⚠️

Cảnh báo: Nếu visa hết hạn mà chưa gia hạn, bạn sẽ phải về nước và xin visa mới. Không có ngoại lệ!

1.2 Trường hợp nào cần gia hạn?

Visa hiện tại sắp hết hạn nhưng chưa hoàn thành khóa học
Chuyển từ trường tiếng Nhật sang đại học/senmon
Tiếp tục học lên cao học (石士/修士/博士)
Thi trượt kỳ thi đầu vào và cần học thêm 1 năm

2. Hồ sơ cần chuẩn bị

2.1 Hồ sơ cơ bản (Bắt buộc)

Loại hồ sơ	Số lượng	Ghi chú
在留期間更新許可申請書 (Form gia hạn)	1 bộ	Tải từ website Cục xuất nhập cảnh
Ảnh 4x3cm	1 ảnh	Chụp trong 3 tháng gần đây
Passport	Bản gốc	Mang theo khi nộp
Residence Card	Bản gốc	Mang theo khi nộp
在学証明書 (Giấy xác nhận đang học)	1 bản	Xin tại trường, có con dấu
成績証明書 (Bảng điểm)	1 bản	Xin tại trường
出席証明書 (Giấy xác nhận tỷ lệ đi học)	1 bản	Phải đạt ≥ 80%

2.2 Hồ sơ tài chính

Nếu do gia đình ở Việt Nam tài trợ:

Sổ tiết kiệm/Statement ngân hàng của người bảo lãnh (6 tháng gần nhất)
Giấy xác nhận thu nhập của người bảo lãnh
Giấy xác nhận quan hệ (hộ khẩu, giấy khai sinh)

Nếu tự tài trợ (làm thêm):

給与明細 (Payslip) của 3 tháng gần nhất
源泉徴収票 (Giấy khấu trừ thuế) của năm trước
Sổ/Statement ngân hàng Nhật (6 tháng gần nhất)

💡

Mẹo: Nếu bạn làm thêm tại Nhật, việc tự tài trợ sẽ tăng tỷ lệ đậu vì chứng minh khả năng tự lập.

2.3 Hồ sơ từ trường học

在学証明書 (Certificate of Enrollment) - Xác nhận đang học
成績証明書 (Transcript) - Bảng điểm
出席証明書 (Attendance Certificate) - Tỷ lệ đi học
卒業見込証明書 (Expected Graduation Certificate) - Dự kiến tốt nghiệp (nếu có)

✅

Lưu ý: Tỷ lệ đi học < 80% là nguyên nhân phổ biến nhất bị từ chối gia hạn visa.

3. Quy trình gia hạn visa

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ (2-4 tuần trước hạn)

Điền form 在留期間更新許可申請書
Xin giấy tờ từ trường (trong学証明書, 成績証明書, 出席証明書)
Chuẩn bị hồ sơ tài chính
Check lại hồ sơ 2 lần để đảm bảo không thiếu

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Cục xuất nhập cảnh

Địa điểm:

Tokyo: Tokyo Regional Immigration Bureau (品川)
Osaka: Osaka Regional Immigration Bureau
Nagoya: Nagoya Regional Immigration Bureau
Fukuoka: Fukuoka Regional Immigration Bureau

Thời gian làm việc: 9:00 - 12:00, 13:00 - 16:00 (Thứ 2 - Thứ 6)

Cách đi:

Mang đầy đủ hồ sơ gốc + photo
Đến cửa sổ dành cho "留学" (Du học)
Nộp hồ sơ và nhận 受付票 (Giấy biên nhận)
Đợi được gọi tên → Nhân viên check hồ sơ
Nếu đủ hồ sơ → Nhận ハガキ (Postcard) về nhà

💡

Mẹo: Đi vào sáng sớm (8:30-9:00) để tránh đông. Chiều thường phải chờ 2-3 tiếng.

Bước 3: Chờ kết quả

Thời gian xử lý: 2-6 tuần (trung bình 3-4 tuần)
Cách biết kết quả: Nhận ハガキ (postcard) qua đường bưu điện
Nội dung postcard:
- 許可 (Cho phép): Mang postcard + passport + residence card + ¥4,000 đến lấy visa mới
- 不許可 (Không cho phép): Liên hệ trường hoặc phải về nước

Bước 4: Nhận visa mới

Mang theo:
- ハガキ (Postcard thông báo kết quả)
- Passport
- Residence Card
- ¥4,000 (tiền tem revenue stamp)
Đến cửa sổ "交付" (Giao nhận)
Nộp hồ sơ và thanh toán ¥4,000
Nhận lại passport với visa mới (sticker mới trong passport)
Nhận lại residence card đã được cập nhật thời hạn

✅

Lưu ý: Bạn phải đến nhận trong vòng 3 tháng kể từ ngày nhận postcard. Quá hạn sẽ bị hủy kết quả.

4. Thời hạn visa sau khi gia hạn

Trường hợp	Thời hạn visa mới
Học trường tiếng Nhật (1 năm còn lại)	1 năm
Học trường tiếng Nhật (2 năm còn lại)	1 năm → 1 năm (gia hạn 2 lần)
Đại học năm 1-3	1 năm hoặc 2 năm
Đại học năm 4	1 năm hoặc 1 năm 3 tháng
Cao học (修士/博士)	1 năm hoặc 2 năm

5. Lý do bị từ chối gia hạn

5.1 Tỷ lệ đi học thấp

Nguyên nhân #1: Tỷ lệ đi học < 80%
Cách khắc phục:
- Viết thư giải trình lý do vắng (ốm, có giấy bác sĩ)
- Cam kết đi học đầy đủ trong tương lai

5.2 Thành tích học tập kém

Điểm số quá thấp (nhiều môn fail)
Không tiến bộ trong việc học tiếng Nhật
Cách khắc phục:
- Nộp chứng chỉ JLPT để chứng minh khả năng
- Giải trình lý do và kế hoạch cải thiện

5.3 Hồ sơ tài chính không đủ

Không có đủ tiền để học tiếp
Làm thêm quá 28 giờ/tuần (vi phạm luật lao động)
Cách khắc phục:
- Chứng minh nguồn tài chính ổn định
- Giảm giờ làm thêm xuống ≤ 28h/tuần

5.4 Vi phạm luật pháp

Bị bắt vì tội hình sự (trộm cắp, đánh nhau)
Làm việc sai quy định (quá giờ, làm ở phong tục)
Hậu quả: Rất khó gia hạn, có thể bị trục xuất

⚠️

Cảnh báo: Làm thêm quá 28 giờ/tuần (kể cả tổng số giờ từ nhiều công ty) là vi phạm luật. Có thể bị từ chối visa và trục xuất.

6. Chi phí gia hạn visa

Khoản phí	Số tiền	Ghi chú
Lệ phí gia hạn	¥4,000	Mua revenue stamp tại cục xuất nhập cảnh
Hồ sơ từ trường	¥300 - ¥1,000	Tùy trường
Ảnh 4x3	¥500 - ¥800	Tại máy chụp ảnh hoặc studio
Phí đi lại	¥500 - ¥1,500	Tàu điện đến cục xuất nhập cảnh
Tổng cộng	¥5,300 - ¥7,300	Khoảng 1-1.5 triệu VND

7. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Q: Có thể gia hạn visa online không?
A: Không, hiện tại bắt buộc phải đến trực tiếp Cục xuất nhập cảnh để nộp hồ sơ. Chỉ có thể kiểm tra tiến độ online.

Q: Có thể nhờ bạn bè/trường nộp hộ không?
A: Có, nhưng người đại diện phải có 委任状 (giấy ủy quyền) và photo residence card của bạn. Tuy nhiên nên tự đi để trả lời nếu có thắc mắc.

Q: Nếu visa hết hạn trong lúc chờ kết quả thì sao?
A: Không sao, nếu bạn nộp đơn trước khi visa hết hạn, bạn được phép ở lại Nhật đến khi có kết quả (đặc lệ 2 tháng).

Q: Có thể về Việt Nam trong thời gian chờ kết quả không?
A: Không nên. Nếu muốn về, phải xin 再入国許可 (Re-entry Permit). Tuy nhiên, nếu visa hết hạn trong lúc về VN, bạn không được quay lại Nhật.

Q: Gia hạn bao nhiêu lần được cấp vĩnh trú (PR)?
A: Visa du học không tính vào thời gian xin PR. Phải chuyển sang visa làm việc và sống ≥ 10 năm (hoặc ≥ 5 năm với highly skilled) mới xin được PR.