Checklist hồ sơ visa Nhật Bản theo từng loại (2026)

Tóm tắt

Chuẩn bị hồ sơ visa Nhật Bản đầy đủ là bước quan trọng nhất để tránh bị từ chối. Bài viết này cung cấp checklist chi tiết cho từng loại visa phổ biến, giúp bạn kiểm tra không thiếu sót.

1. Visa du học (留学)

1.1 Hồ sơ cơ bản

Từ bản thân:

• 在留資格認定証明書交付申請書 (Form xin COE)
• Ảnh 4x3cm (2-3 ảnh, chụp trong 3 tháng)
• Passport (photo tất cả các trang)
• Bằng tốt nghiệp THPT/Đại học (gốc + dịch + công chứng)
• Bảng điểm (gốc + dịch + công chứng)
• Chứng chỉ tiếng Nhật (N5 trở lên hoặc 150 giờ học)
• Giấy khám sức khỏe
• Giấy lý lịch tư pháp (không có tiền án tiền sự)

Từ trường Nhật:

• 入学許可書 (Giấy nhận vào học)
• 在学証明書 (nếu đang học trường khác)
• Curriculum/Syllabus của khóa học

1.2 Hồ sơ tài chính

Nếu bố mẹ tài trợ:

• Sổ tiết kiệm (≥ 200-300 triệu VND, có lịch sử 6-12 tháng)
• Giấy xác nhận thu nhập của người bảo lãnh
• Giấy xác nhận công việc của người bảo lãnh
• Sao kê ngân hàng 6-12 tháng
• Giấy xác nhận quan hệ (hộ khẩu, giấy khai sinh)
• Sổ đỏ, giấy đăng ký xe (nếu có)

Nếu tự tài trợ:

• Sổ tiết kiệm cá nhân
• Giấy xác nhận công việc
• Sao kê ngân hàng

1.3 Sau khi có COE

• COE gốc (do trường gửi về)
• Passport
• Ảnh 4x3cm
• Form đơn xin visa (lấy tại Đại sứ quán)

Thời gian xử lý:

• COE: 2-3 tháng
• Visa tại Đại sứ quán: 5-7 ngày

2. Visa làm việc (技術・人文知識・国際業務)

2.1 Hồ sơ cơ bản

Từ bản thân:

• 在留資格認定証明書交付申請書 (nếu ở nước ngoài)
• 在留資格変更許可申請書 (nếu đã ở Nhật)
• Ảnh 4x3cm (1 ảnh)
• Passport (gốc + photo)
• Residence Card (nếu đã ở Nhật)
• 卒業証明書 hoặc 卒業見込証明書 (Bằng tốt nghiệp)
• 成績証明書 (Transcript - bảng điểm)

Từ công ty:

• 雇用契約書 (Hợp đồng lao động)
• 採用理由書 (Lý do tuyển dụng)
• 会社登記簿謄本 (Giấy đăng ký công ty)
• 決算報告書 (Báo cáo tài chính công ty)
• 会社案内 (Profile công ty)
• 雇用理由説明書 (Giải trình tại sao thuê người nước ngoài)

2.2 Kiểm tra điều kiện

• Công việc phù hợp với chuyên ngành đã học
• Lương ≥ ¥200,000/tháng
• Có nội định (内定 - job offer) từ công ty
• Công ty ổn định (không mới thành lập, không thua lỗ)

3. Visa kết hôn (配偶者)

3.1 Hồ sơ cơ bản

• 在留資格認定証明書交付申請書 (nếu ở nước ngoài)
• 在留資格変更許可申請書 (nếu đã ở Nhật)
• Ảnh 4x3cm (1 ảnh)
• Passport (người nước ngoài)
• 戸籍謄本 (Koseki Tohon - của người Nhật, chứng minh đã kết hôn)
• Giấy kết hôn Việt Nam (gốc + dịch + công chứng)
• 質問書 (Questionnaire - form hỏi chi tiết về quan hệ)

3.2 Hồ sơ chứng minh quan hệ thật

• Ảnh cưới, ảnh cùng nhau (10-20 ảnh)
• Chat history LINE/Zalo/Facebook (in ra 20-30 trang)
• Email trao đổi (nếu có)
• Vé máy bay, ảnh du lịch (chứng minh đã gặp nhau nhiều lần)
• Giấy mời, thiệp cưới (nếu có tổ chức đám cưới)

3.3 Hồ sơ tài chính (của người Nhật)

• 住民税の課税証明書 (Giấy chứng minh thuế)
• 住民税の納税証明書 (Giấy chứng minh đã nộp thuế)
• 在職証明書 (Giấy xác nhận đang làm việc)
• 源泉徴収票 (Giấy khấu trừ thuế)
• Sổ tiết kiệm (nếu thu nhập thấp)
• 身元保証書 (Giấy bảo lãnh từ bố mẹ, nếu người Nhật chưa có thu nhập)

3.4 Hồ sơ khác

• 住民票 (Juminhyo - giấy đăng ký cư trú của người Nhật)
• Hợp đồng thuê nhà (chứng minh có chỗ ở)

4. Visa phụ thuộc gia đình (家族滞在)

4.1 Hồ sơ từ người phụ thuộc (Dependent)

• 在留資格認定証明書交付申請書 (nếu ở nước ngoài)
• 在留資格変更許可申請書 (nếu đã ở Nhật)
• Ảnh 4x3cm (1 ảnh)
• Passport (gốc + photo)
• Giấy kết hôn (nếu vợ/chồng) - gốc + dịch + công chứng
• Giấy khai sinh (nếu con) - gốc + dịch + công chứng

4.2 Hồ sơ từ người bảo lãnh (Sponsor)

• 在職証明書 (Giấy xác nhận đang làm việc)
• 課税証明書 (Giấy chứng minh thuế, 1 năm gần nhất)
• 納税証明書 (Giấy chứng minh đã nộp thuế)
• 給与明細 (Payslip, 3 tháng gần nhất)
• 住民票 (Juminhyo)
• Residence Card (photo mặt trước + sau)
• Hợp đồng thuê nhà

4.3 Kiểm tra điều kiện

• Người bảo lãnh có visa làm việc hợp lệ (không phải 特定技能1号)
• Thu nhập ≥ ¥300,000/tháng (hoặc có tiết kiệm bổ sung)
• Có chỗ ở đủ lớn (≥ 30m² cho 2 người)

5. Visa vĩnh trú (永住)

5.1 Hồ sơ cơ bản

• 永住許可申請書 (Form xin PR)
• 理由書 (Thư giải trình lý do xin PR, tiếng Nhật)
• Ảnh 4x3cm (1 ảnh)
• Passport (gốc + photo tất cả các trang)
• Residence Card (gốc + photo)
• 住民票 (Juminhyo, có ghi thành viên gia đình)

5.2 Hồ sơ chứng minh thu nhập

• 課税証明書 (Giấy chứng minh thuế) - 3 năm gần nhất
• 納税証明書 (Giấy chứng minh đã nộp thuế) - 3 năm gần nhất
• 在職証明書 (Giấy xác nhận đang làm việc)
• 源泉徴収票 (Giấy khấu trừ thuế) - 3 năm gần nhất

5.3 Hồ sơ chứng minh hành vi tốt

• 年金納付証明書 (Giấy chứng minh đã đóng bảo hiểm hưu trí) - 2 năm gần nhất
• Lịch sử xuất nhập cảnh (tự động check, không cần nộp)

5.4 Hồ sơ bổ sung (Nếu có)

• Giấy kết hôn (nếu kết hôn với người Nhật/người có PR)
• Giấy khai sinh con (nếu có con ở Nhật)
• Sổ tiết kiệm (chứng minh khả năng tài chính)
• Bằng cấp, chứng chỉ (chứng minh đóng góp cho Nhật)

5.5 Kiểm tra điều kiện

• Đã sống ở Nhật ≥ 10 năm (hoặc 1-3 năm nếu HSP)
• Trong đó có ≥ 5 năm với visa làm việc
• Thu nhập ≥ ¥3,000,000/năm (¥4M nếu có gia đình)
• Đã đóng đủ thuế, bảo hiểm 2-3 năm gần nhất
• Không vi phạm pháp luật
• Không ra nước ngoài quá 150 ngày/năm

6. Gia hạn visa (在留期間更新)

6.1 Hồ sơ chung cho tất cả các loại visa

• 在留期間更新許可申請書 (Form gia hạn)
• Ảnh 4x3cm (1 ảnh)
• Passport (gốc)
• Residence Card (gốc)

6.2 Gia hạn visa du học

Thêm:

• 在学証明書 (Giấy xác nhận đang học, từ trường)
• 成績証明書 (Bảng điểm, từ trường)
• 出席証明書 (Giấy xác nhận tỷ lệ đi học, phải ≥ 80%)
• Hồ sơ tài chính (sổ tiết kiệm, payslip nếu làm thêm)

6.3 Gia hạn visa làm việc

Thêm:

• 在職証明書 (Giấy xác nhận đang làm việc)
• 課税証明書 (1 năm gần nhất)
• 納税証明書
• 源泉徴収票

6.4 Gia hạn visa kết hôn

Thêm:

• 戸籍謄本 (Chứng minh vẫn còn kết hôn)
• 課税・納税証明書 (của người Nhật)
• 住民票 (có ghi cả hai vợ chồng, chứng minh đang sống cùng nhau)

7. Checklist chung (Áp dụng cho mọi loại visa)

7.1 Trước khi nộp đơn

• Đọc kỹ hướng dẫn từ Cục xuất nhập cảnh
• Tải form đúng phiên bản mới nhất
• Điền form bằng mực đen, chữ rõ ràng (hoặc đánh máy)
• Kiểm tra không có lỗi chính tả, sai thông tin
• Photo/scan tất cả giấy tờ quan trọng (để lưu trữ)
• Chuẩn bị đủ số lượng ảnh (4x3cm, nền trắng, chụp trong 3 tháng)

7.2 Khi nộp đơn

• Nộp đầy đủ hồ sơ (không thiếu)
• Nộp bản gốc các giấy tờ quan trọng (passport, COE, giấy kết hôn, v.v.)
• Chuẩn bị 1 bộ photo để giữ lại
• Mang theo tiền mặt (để trả phí nếu cần)
• Đến sớm (tránh đông người, nhất là cuối tháng)

7.3 Sau khi nộp đơn

• Giữ lại 受付票 (biên nhận)
• Check email, điện thoại thường xuyên (có thể được yêu cầu bổ sung hồ sơ)
• Không vi phạm luật trong thời gian chờ kết quả
• Sẵn sàng trả lời phỏng vấn (nếu có)

8. Lưu ý về giấy tờ từ Việt Nam

8.1 Cần dịch và công chứng

Tất cả giấy tờ từ VN đều phải dịch sang tiếng Nhật và công chứng:

• Bằng tốt nghiệp
• Bảng điểm
• Giấy kết hôn
• Giấy khai sinh
• Sổ hộ khẩu
• Giấy xác nhận thu nhập (nếu công ty VN không có form tiếng Nhật)

8.2 Thời hạn hiệu lực

9. Chi phí chuẩn bị hồ sơ (Ước tính)

10. Tải form và tài liệu tham khảo

10.1 Trang web chính thức

• Cục xuất nhập cảnh Nhật Bản
• Tải form theo loại visa
• Danh sách địa chỉ các Cục xuất nhập cảnh

10.2 Form quan trọng

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Q: Có thể nộp hồ sơ thiếu rồi bổ sung sau không?
A: Không nên. Hồ sơ thiếu có thể bị từ chối ngay. Nếu quên, Cục xuất nhập cảnh có thể cho bổ sung, nhưng sẽ kéo dài thời gian.

Q: Có cần photo tất cả giấy tờ không?
A: Nên. Nộp bản gốc các giấy quan trọng, nhưng nên giữ lại 1 bộ photo để phòng trường hợp bị mất.

Q: Form phải điền tay hay đánh máy?
A: Cả hai đều được, nhưng đánh máy rõ ràng hơn. Nếu viết tay, dùng mực đen, chữ rõ ràng.

Q: Ảnh có nhất thiết phải 4x3cm không? Có thể dùng ảnh khác được không?
A: Bắt buộc 4x3cm, nền trắng, chụp trong 3 tháng gần đây. Không đúng kích thước = không được nhận.

Q: Nếu không biết tiếng Nhật, ai sẽ điền form?
A: Có thể nhờ trung tâm tư vấn, trường học, công ty hoặc bạn bè biết tiếng Nhật điền giúp. Nhưng thông tin phải chính xác!

Kết luận

Chuẩn bị hồ sơ visa đầy đủ và chính xác là yếu tố quan trọng nhất để tăng tỷ lệ đậu. Hãy dùng checklist này để kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nộp đơn. Chúc bạn thành công!