Tổng quan
Đăng ký kết hôn tại Nhật Bản (婚姻届 - kon'in todoke) là thủ tục pháp lý để hôn nhân được công nhận theo luật Nhật. Đối với cặp đôi Việt - Nhật hoặc Việt - Việt đang sống tại Nhật, quy trình này khác biệt đáng kể so với ở Việt Nam vì cần chuẩn bị giấy tờ từ cả hai nước.
Bài viết này tập trung vào thủ tục đăng ký kết hôn tại tòa thị chính (区役所/市役所 - kuyakusho/shiyakusho). Nếu bạn cần tìm hiểu về visa kết hôn (配偶者ビザ), hãy xem bài viết riêng.
Thủ tục đăng ký kết hôn và xin visa kết hôn là hai việc hoàn toàn khác nhau. Đăng ký kết hôn xong không có nghĩa là tự động được visa kết hôn. Bạn cần làm thủ tục đổi tư cách lưu trú riêng sau khi đăng ký.
Quy trình tổng thể
Toàn bộ quy trình gồm 5 bước chính:
- Xin giấy xác nhận tình trạng hôn nhân tại Việt Nam hoặc Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật
- Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật giấy tờ
- Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ
- Nộp hồ sơ tại tòa thị chính (yakusho)
- Đăng ký kết hôn phía Việt Nam (sau khi hoàn tất phía Nhật)
Thời gian trung bình từ khi bắt đầu đến khi hoàn tất: 2-4 tuần (nếu giấy tờ đầy đủ), có thể lâu hơn nếu cần xin giấy từ Việt Nam.
Giấy tờ cần chuẩn bị
Phía người Việt Nam
| Giấy tờ | Tiếng Nhật | Nơi xin | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân | 婚姻要件具備証明書 (kon'in youken gubi shoumeisho) | Đại sứ quán/Lãnh sự quán VN tại Nhật | Bắt buộc |
| Hộ chiếu (bản gốc + bản sao) | パスポート | - | Còn hạn |
| Thẻ cư trú (zairyu card) | 在留カード | - | Bản gốc |
| Giấy khai sinh (bản dịch tiếng Nhật) | 出生証明書 | UBND phường/xã tại VN | Có thể cần |
| Bản dịch tiếng Nhật các giấy tờ | 日本語翻訳 | Dịch thuật viên | Có chữ ký người dịch |
Phía người Nhật (nếu kết hôn với người Nhật)
| Giấy tờ | Ghi chú |
|---|---|
| Hộ tịch (戸籍謄本 - koseki touhon) | Xin tại yakusho nơi đăng ký hộ tịch, có hiệu lực 3 tháng |
| Giấy tờ tùy thân | Thẻ My Number hoặc bằng lái xe |
| Con dấu (印鑑 - inkan) | Dùng để ký tờ khai |
Trường hợp hai người Việt kết hôn tại Nhật
Cả hai đều cần giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Ngoài ra cần thêm:
- Bản sao hộ tịch (trích lục khai sinh) từ Việt Nam
- Giấy xác nhận cư trú tại Nhật (住民票 - juuminhyou) của cả hai
Xin giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
Đây là giấy tờ quan trọng nhất và thường mất nhiều thời gian nhất.
Cách 1: Xin tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật
Địa điểm:
- Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo: 50-11 Motoyoyogi-cho, Shibuya-ku
- Tổng Lãnh sự quán tại Osaka: 1-4-8 Sakaemachi-dori, Naka-ku, Kobe (phụ trách khu vực Kansai)
- Tổng Lãnh sự quán tại Fukuoka: 1-1-44 Jigyohama, Chuo-ku, Fukuoka
Hồ sơ cần mang:
- Hộ chiếu Việt Nam (bản gốc)
- Thẻ cư trú Nhật Bản
- Đơn xin cấp giấy xác nhận (lấy tại Đại sứ quán hoặc tải từ website)
- 2 ảnh 3x4 cm
Thời gian xử lý: Khoảng 5-7 ngày làm việc
Phí: Khoảng 2,000-3,000 yen
Cách 2: Xin tại Việt Nam
Nếu bạn về Việt Nam, có thể xin tại Sở Tư pháp tỉnh/thành phố nơi đăng ký hộ khẩu. Tuy nhiên cách này phức tạp hơn vì sau đó cần hợp pháp hóa lãnh sự để dùng tại Nhật.
Nên xin giấy xác nhận tình trạng hôn nhân tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật. Nhanh hơn, không cần hợp pháp hóa lãnh sự thêm, và nhân viên quen với thủ tục kết hôn tại Nhật nên hướng dẫn kỹ hơn.
Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật
Khi nào cần hợp pháp hóa lãnh sự
- Giấy tờ xin tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán VN tại Nhật: không cần hợp pháp hóa thêm
- Giấy tờ xin tại Việt Nam: cần hợp pháp hóa lãnh sự qua Bộ Ngoại giao VN, sau đó qua Đại sứ quán Nhật tại VN
Dịch thuật sang tiếng Nhật
Tất cả giấy tờ tiếng Việt phải được dịch sang tiếng Nhật. Quy định:
- Người dịch có thể là bất kỳ ai biết cả hai ngôn ngữ (không bắt buộc phải là dịch thuật viên chuyên nghiệp)
- Bản dịch phải ghi rõ: tên, địa chỉ, số điện thoại của người dịch
- Người dịch ký tên xác nhận bản dịch chính xác
Bạn hoàn toàn có thể tự dịch giấy tờ của mình sang tiếng Nhật. Yakusho chấp nhận bản dịch do bản thân hoặc bạn bè dịch, miễn là có đầy đủ thông tin người dịch và chữ ký. Tuy nhiên nếu không tự tin, nên thuê dịch thuật chuyên nghiệp (chi phí khoảng 3,000-5,000 yen/trang).
Các bước tại tòa thị chính (yakusho)
Bước 1: Lấy tờ khai kết hôn (婚姻届)
- Lấy miễn phí tại quầy tiếp dân (戸籍係 - koseki kakari) của bất kỳ yakusho nào
- Có thể tải từ website của một số thành phố
- Một số yakusho có mẫu tờ khai với thiết kế đặc biệt (hoa, nhân vật hoạt hình)
Bước 2: Điền tờ khai kết hôn
Tờ khai gồm các mục chính:
| Mục | Nội dung | Lưu ý cho người Việt |
|---|---|---|
| Họ tên (氏名) | Họ tên đầy đủ | Viết theo hộ chiếu, dùng katakana |
| Ngày sinh (生年月日) | Năm tháng ngày sinh | Dùng lịch Tây (西暦) hoặc lịch Nhật |
| Địa chỉ (住所) | Địa chỉ hiện tại tại Nhật | Theo thẻ cư trú |
| Hộ tịch (本籍) | Nơi đăng ký hộ tịch | Người nước ngoài ghi quốc tịch |
| Cha mẹ (父母の氏名) | Họ tên cha mẹ | Viết bằng katakana |
| Người làm chứng (証人) | 2 người, từ 18 tuổi trở lên | Quốc tịch bất kỳ, cần chữ ký và con dấu/chữ ký |
Người Việt Nam không có con dấu (inkan) nên ký tên thay thế là được. Nhưng hai người làm chứng nếu là người Nhật thì cần dùng inkan. Hãy nhờ hai người bạn/đồng nghiệp (Nhật hoặc nước ngoài đều được) làm chứng trước và điền sẵn thông tin.
Bước 3: Nộp hồ sơ
Nơi nộp: Quầy hộ tịch (戸籍係) tại kuyakusho/shiyakusho nơi một trong hai người đăng ký cư trú.
Hồ sơ nộp gồm:
- Tờ khai kết hôn đã điền đầy đủ (婚姻届)
- Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (bản gốc + bản dịch tiếng Nhật)
- Hộ chiếu người Việt (bản gốc để đối chiếu)
- Thẻ cư trú (trong trường hợp người nước ngoài)
- Hộ tịch của người Nhật (koseki touhon, nếu nộp ở nơi khác bản tịch)
Thời gian xử lý:
- Trường hợp đơn giản: xử lý ngay trong ngày hoặc vài ngày
- Trường hợp phức tạp (cần xác minh thêm): 1-2 tuần
- Yakusho có thể gọi điện hỏi thêm thông tin
Phí: Miễn phí (không mất phí nộp tờ khai kết hôn)
Yakusho nhận tờ khai kết hôn 24/7, kể cả ngày lễ và cuối tuần (nộp tại quầy trực đêm - 宿直). Nhiều cặp đôi chọn nộp vào ngày kỷ niệm hoặc ngày đẹp. Tuy nhiên, nếu nộp ngoài giờ hành chính, hồ sơ sẽ được kiểm tra vào ngày làm việc tiếp theo. Nếu có lỗi, bạn sẽ được gọi lại để sửa.
Bước 4: Nhận giấy xác nhận
Sau khi hồ sơ được chấp nhận:
- Ngày nộp tờ khai = ngày kết hôn chính thức (dù xử lý mất vài ngày)
- Có thể xin giấy chứng nhận đã tiếp nhận tờ khai kết hôn (婚姻届受理証明書 - kon'in todoke juri shoumeisho): phí 350 yen/bản
- Giấy này cần để đăng ký kết hôn phía Việt Nam
Sau khi đăng ký kết hôn tại Nhật
1. Cập nhật thẻ cư trú
Nếu thay đổi họ tên hoặc địa chỉ sau kết hôn, cần cập nhật thẻ cư trú tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (出入国在留管理局).
2. Đăng ký kết hôn phía Việt Nam
Để hôn nhân được công nhận tại Việt Nam, bạn cần:
- Xin bản sao hộ tịch mới (戸籍謄本) hoặc giấy chứng nhận tiếp nhận tờ khai kết hôn tại yakusho
- Dịch sang tiếng Việt và công chứng
- Nộp tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật hoặc Sở Tư pháp tại Việt Nam
- Phí: khoảng 5,000-10,000 yen
Nếu không đăng ký kết hôn phía Việt Nam, hôn nhân của bạn không được công nhận tại Việt Nam. Điều này có thể gây khó khăn khi làm giấy tờ liên quan (bảo lãnh visa cho vợ/chồng, khai sinh con...). Nên đăng ký càng sớm càng tốt.
3. Thay đổi tư cách lưu trú (nếu cần)
Nếu bạn muốn chuyển sang visa kết hôn (配偶者ビザ), cần nộp hồ sơ xin thay đổi tư cách lưu trú tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh. Đây là thủ tục riêng biệt, không tự động.
4. Cập nhật thông tin tại yakusho
Sau khi kết hôn, nhớ cập nhật:
- Bảo hiểm y tế (thêm người phụ thuộc nếu có)
- Thuế (khai báo người phụ thuộc để giảm thuế)
- Lương hưu (nếu vợ/chồng là người phụ thuộc)
Các trường hợp đặc biệt
Kết hôn với người đã ly hôn
Phụ nữ Nhật sau khi ly hôn phải đợi 100 ngày mới được tái hôn (待婚期間 - taikon kikan). Tuy nhiên nếu có giấy chứng nhận không mang thai, có thể rút ngắn thời gian này.
Kết hôn khi đang ở Việt Nam
Nếu cả hai đang ở Việt Nam, có thể đăng ký kết hôn tại Việt Nam trước, sau đó báo cáo (報告的届出 - houkoku-teki todoke) tại Đại sứ quán Nhật tại Việt Nam hoặc yakusho khi về Nhật.
Kết hôn đồng giới
Tính đến năm 2026, Nhật Bản chưa công nhận hôn nhân đồng giới ở cấp quốc gia. Tuy nhiên một số thành phố (Shibuya, Setagaya, Osaka...) có chế độ chứng nhận quan hệ đối tác (パートナーシップ制度).
Mẹo và lưu ý quan trọng
- Kiểm tra trước với yakusho: Trước khi chuẩn bị hồ sơ, nên gọi điện hoặc đến yakusho hỏi trước danh sách giấy tờ cần thiết. Mỗi yakusho có thể yêu cầu hơi khác nhau.
- Chuẩn bị bản sao dư: Mang theo ít nhất 2-3 bản sao mỗi giấy tờ. Nếu cần bổ sung, không phải chạy về lấy.
- Đặt lịch hẹn: Một số yakusho lớn (Tokyo, Osaka) cho phép đặt lịch hẹn trước, tránh chờ đợi lâu.
- Mang theo người phiên dịch: Nếu tiếng Nhật chưa vững, nên nhờ người bạn Nhật hoặc phiên dịch đi cùng. Nhân viên yakusho chủ yếu nói tiếng Nhật.
- Giấy tờ có thời hạn: Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân thường có hiệu lực 3-6 tháng. Koseki touhon có hiệu lực 3 tháng. Đừng xin quá sớm.
Một số yakusho có dịch vụ tư vấn cho người nước ngoài (外国人相談窓口). Bạn có thể hỏi trước xem yakusho của mình có dịch vụ này không và đặt lịch hẹn để được hướng dẫn tận tình hơn.
Câu hỏi thường gặp
Mất bao lâu để hoàn tất toàn bộ thủ tục?
Nếu giấy tờ đã sẵn sàng, việc nộp tại yakusho chỉ mất 30 phút đến 1 giờ. Tuy nhiên, chuẩn bị giấy tờ (xin giấy xác nhận, dịch thuật) có thể mất 2-4 tuần.
Có cần tổ chức đám cưới không?
Không. Theo luật Nhật, chỉ cần nộp tờ khai kết hôn tại yakusho là đủ để hôn nhân có hiệu lực pháp lý. Đám cưới (結婚式 - kekkonshiki) là tùy chọn.
Người Việt có thể đổi sang họ người Nhật không?
Người nước ngoài kết hôn với người Nhật không tự động đổi họ. Nếu muốn đổi, cần làm thủ tục riêng tại Tòa gia đình (家庭裁判所 - katei saibansho) trong vòng 6 tháng sau khi kết hôn.
Tờ khai kết hôn bị từ chối thì sao?
Yakusho có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc sửa lỗi điền. Họ sẽ liên lạc qua điện thoại. Hiếm khi bị từ chối hoàn toàn nếu hồ sơ cơ bản đầy đủ.
Có cần hai người làm chứng là người Nhật không?
Không bắt buộc. Hai người làm chứng có thể là bất kỳ ai từ 18 tuổi trở lên, bất kể quốc tịch. Có thể là bạn bè, đồng nghiệp, người thân.
Kết luận
Thủ tục đăng ký kết hôn tại Nhật cho người Việt không quá phức tạp nhưng đòi hỏi chuẩn bị kỹ lưỡng về giấy tờ. Điểm mấu chốt là xin đúng giấy xác nhận tình trạng hôn nhân và dịch thuật đầy đủ sang tiếng Nhật. Sau khi đăng ký thành công tại yakusho, đừng quên đăng ký phía Việt Nam để hôn nhân được công nhận ở cả hai nước.
