Tổng quan
Sau nhiều năm sống và làm việc tại Nhật, khi quyết định về Việt Nam vĩnh viễn, bạn cần hoàn tất khá nhiều thủ tục hành chính. Nếu bỏ sót, bạn có thể mất quyền nhận lại tiền lương hưu (nenkin), bị truy thu thuế, hoặc gặp rắc rối khi muốn quay lại Nhật sau này.
Bài viết này tổng hợp tất cả những việc cần làm, sắp xếp theo thời gian để bạn có thể chuẩn bị một cách có hệ thống.
Lịch trình tổng thể
| Thời điểm | Việc cần làm |
|---|---|
| 3 tháng trước | Thông báo công ty, tìm hiểu thủ tục nenkin, chuẩn bị giấy tờ |
| 1-2 tháng trước | Hủy hợp đồng nhà, điện nước gas, điện thoại |
| 2-4 tuần trước | Chuyển đồ, gửi hành lý về VN, đóng tài khoản ngân hàng phụ |
| 2 tuần trước | Làm tenshutsu todoke (転出届), khai thuế, trả thẻ bảo hiểm |
| Ngày rời Nhật | Trả thẻ cư trú (在留カード) tại sân bay |
| Sau khi về VN | Nộp đơn xin hoàn tiền nenkin |
Nhận lại tiền lương hưu (脱退一時金 - Dattai Ichijikin)
Nenkin là gì và tại sao bạn được hoàn lại?
Nếu bạn đã đóng Kousei Nenkin (厚生年金 - lương hưu xã hội cho nhân viên công ty) hoặc Kokumin Nenkin (国民年金 - lương hưu quốc dân), bạn có quyền xin hoàn lại một phần khi rời Nhật vĩnh viễn. Chế độ này gọi là Dattai Ichijikin (脱退一時金).
Điều kiện để được hoàn tiền
- Không mang quốc tịch Nhật
- Đã đóng nenkin từ 6 tháng trở lên
- Không có địa chỉ cư trú tại Nhật (đã làm tenshutsu todoke)
- Chưa từng nhận lương hưu Nhật
- Nộp đơn trong vòng 2 năm kể từ ngày rời Nhật
Số tiền được hoàn lại
Từ tháng 4/2021, thời gian đóng nenkin được tính tối đa 5 năm (60 tháng) khi hoàn tiền. Số tiền cụ thể phụ thuộc vào mức lương và thời gian đóng.
| Thời gian đóng | Số tiền hoàn lại ước tính (Kousei Nenkin) |
|---|---|
| 6-12 tháng | ¥50,000 - ¥150,000 |
| 1-3 năm | ¥150,000 - ¥500,000 |
| 3-5 năm | ¥500,000 - ¥1,500,000 |
| Trên 5 năm | Tối đa tính cho 5 năm |
Mẹo: Nếu bạn đã đóng nenkin trên 10 năm, hãy cân nhắc kỹ. Với 10 năm đóng trở lên, bạn đủ điều kiện nhận lương hưu hàng tháng khi đến 65 tuổi, kể cả khi đã về Việt Nam. Số tiền nhận hàng tháng có thể lớn hơn nhiều so với hoàn một lần.
Cách nộp đơn xin hoàn nenkin
- Trước khi rời Nhật: Chuẩn bị Nenkin Techou (年金手帳) hoặc số nenkin cơ bản (基礎年金番号)
- Sau khi về Việt Nam: Tải mẫu đơn từ trang web Japan Pension Service (日本年金機構 - nenkin.go.jp)
- Điền đơn và gửi kèm:
- Bản sao hộ chiếu (trang có dấu xuất cảnh cuối cùng)
- Giấy xác nhận tài khoản ngân hàng nhận tiền
- Bản sao Nenkin Techou
- Gửi bưu điện đến: Japan Pension Service, Suginami-ku, Tokyo
Thời gian xử lý thường mất 3-6 tháng kể từ ngày nhận đơn.
Lưu ý: Tiền hoàn nenkin sẽ bị khấu trừ 20.42% thuế thu nhập. Bạn có thể xin hoàn lại khoản thuế này bằng cách chỉ định đại diện thuế (納税管理人 - Nouzei Kanrinin) trước khi rời Nhật.
Thủ tục thuế
Khai thuế lần cuối (確定申告 - Kakutei Shinkoku)
Nếu bạn rời Nhật giữa năm (không phải ngày 31/12), bạn cần khai thuế thu nhập cho khoảng thời gian đã làm việc trong năm đó.
Hai cách thực hiện:
- Cách 1: Nhờ công ty làm nenmatsu chosei (年末調整 - quyết toán thuế cuối năm) sớm trước khi bạn nghỉ việc
- Cách 2: Chỉ định đại diện thuế (納税管理人) để người này khai thuế thay bạn sau khi bạn về nước
Chỉ định đại diện thuế (納税管理人)
Đây là bước rất quan trọng nếu bạn muốn:
- Khai thuế thu nhập sau khi rời Nhật
- Xin hoàn thuế đã bị khấu trừ từ tiền nenkin
- Xử lý các vấn đề về thuế cư dân (住民税)
Cách làm: Nộp mẫu đơn「所得税・消費税の納税管理人の届出書」tại cơ quan thuế (税務署) nơi bạn cư trú. Đại diện thuế có thể là bạn bè, đồng nghiệp, hoặc chuyên gia thuế (税理士) đang sống ở Nhật.
Thuế cư dân (住民税 - Juuminzei)
Thuế cư dân được tính dựa trên thu nhập năm trước và thu từ tháng 6 năm sau. Nếu bạn rời Nhật trước khi trả hết, bạn cần:
- Trả hết số thuế còn lại một lần (一括徴収)
- Hoặc chỉ định đại diện thuế để trả thay
Thời điểm rời Nhật ảnh hưởng đến thuế cư dân:
| Rời Nhật vào | Thuế cần thanh toán |
|---|---|
| Tháng 1 - 5 | Trả hết phần còn lại của năm tài khóa trước |
| Tháng 6 - 12 | Trả hết phần còn lại trong năm hiện tại |
Lưu ý: Không trả thuế cư dân có thể gây vấn đề nếu bạn muốn xin visa Nhật lại trong tương lai. Hãy thanh toán sạch trước khi đi.
Bảo hiểm y tế và lương hưu
Bảo hiểm y tế (健康保険 - Kenkou Hoken)
Nếu bạn đang làm công ty (Shakai Hoken):
- Bảo hiểm tự động hết hiệu lực khi bạn nghỉ việc
- Trả lại thẻ bảo hiểm cho công ty
- Nhận giấy chứng nhận mất tư cách bảo hiểm (資格喪失証明書)
- Nếu cần khám bệnh sau khi nghỉ việc và trước khi rời Nhật, có thể đăng ký Kokumin Kenkou Hoken (国民健康保険) tạm thời tại ủy ban phường/quận
Nếu bạn đang dùng Kokumin Kenkou Hoken:
- Làm thủ tục hủy tại ủy ban phường/quận khi làm tenshutsu todoke
- Trả lại thẻ bảo hiểm
- Thanh toán hết phí bảo hiểm còn nợ
Mẹo: Giữ bảo hiểm y tế cho đến ngày cuối cùng ở Nhật. Nếu hủy sớm và bị ốm hoặc gặp tai nạn trước ngày bay, chi phí y tế sẽ phải tự trả 100%.
Thủ tục liên quan đến lương hưu
- Nếu đang đóng Kousei Nenkin qua công ty: tự động dừng khi nghỉ việc
- Nếu đang đóng Kokumin Nenkin: làm thủ tục dừng tại ủy ban phường/quận
- Thanh toán hết phí lương hưu còn nợ
- Giữ lại Nenkin Techou và mọi giấy tờ liên quan để nộp đơn hoàn tiền sau này
Đóng tài khoản ngân hàng
Nên đóng hay giữ?
| Tình huống | Nên làm |
|---|---|
| Không có kế hoạch quay lại Nhật | Đóng tất cả tài khoản |
| Chờ nhận tiền hoàn nenkin | Giữ 1 tài khoản đến khi nhận tiền xong |
| Còn chờ nhận lại tiền cọc nhà | Giữ 1 tài khoản hoặc nhờ người quen nhận hộ |
| Muốn nhận nenkin qua tài khoản VN | Đóng tài khoản Nhật, đăng ký tài khoản VN trong đơn |
Cách đóng tài khoản
- Mang theo thẻ ngân hàng, sổ ngân hàng (通帳), con dấu (印鑑), và giấy tờ tùy thân
- Đến chi nhánh nơi mở tài khoản (một số ngân hàng cho phép đóng tại chi nhánh bất kỳ)
- Rút hoặc chuyển hết số dư
- Điền mẫu đơn đóng tài khoản
Lưu ý: Đóng tài khoản ngân hàng sau cùng, sau khi đã nhận lại tiền cọc nhà và hoàn tất mọi thanh toán tự động. Nếu giữ tài khoản lâu dài mà không cập nhật địa chỉ, ngân hàng có thể đóng băng tài khoản.
Chuyển tiền về Việt Nam
Trước khi đóng tài khoản, hãy chuyển tiền về VN. Các lựa chọn phổ biến:
| Phương thức | Phí tham khảo | Tốc độ | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Dịch vụ chuyển tiền online | 0.5-1.5% | 1-2 ngày | Tỷ giá thường tốt hơn ngân hàng |
| Dịch vụ chuyển tiền chuyên dụng cho người Việt | ¥880-1,500/lần | 1-2 ngày | Có hỗ trợ tiếng Việt |
| Chuyển khoản qua ngân hàng | ¥3,000-7,000/lần | 3-5 ngày | An toàn, phí cao |
Mẹo: Nếu bạn muốn nhận tiền nenkin vào tài khoản ngân hàng Việt Nam, hãy chuẩn bị sẵn thông tin SWIFT code và số tài khoản. Hầu hết ngân hàng lớn tại Việt Nam đều nhận chuyển khoản quốc tế.
Hủy hợp đồng nhà ở
Thông báo trước
Hầu hết hợp đồng thuê nhà yêu cầu thông báo trước 1-2 tháng. Thời gian cụ thể ghi trong hợp đồng ở mục 解約予告期間 (kỳ hạn thông báo hủy).
Các bước thực hiện
- Thông báo cho chủ nhà hoặc công ty quản lý bằng văn bản (thường có mẫu sẵn)
- Dọn dẹp nhà: Nhật rất coi trọng việc trả nhà sạch sẽ, nguyên trạng
- Kiểm tra nhà (退去立会い - Taikyo Tachiai): Chủ nhà sẽ kiểm tra tình trạng nhà cùng bạn
- Trả chìa khóa và nhận lại tiền đặt cọc (敷金 - Shikikin) nếu có
- Chụp ảnh tình trạng phòng trước khi trả để phòng trường hợp tranh chấp tiền cọc
Tiền cọc (敷金): Thường được hoàn lại sau 1-2 tháng, trừ chi phí sửa chữa. Cần có tài khoản ngân hàng Nhật để nhận, hoặc nhờ người quen nhận hộ.
Hủy các dịch vụ tiện ích
| Dịch vụ | Cách hủy | Thời gian thông báo |
|---|---|---|
| Điện (電気) | Gọi điện hoặc online | 1 tuần trước |
| Gas (ガス) | Gọi điện, cần có mặt khi đóng van | 1 tuần trước |
| Nước (水道) | Gọi điện hoặc online | 1 tuần trước |
| Internet | Gọi điện hoặc online | 1 tháng trước |
| NHK | Gọi điện (0570-077-077) | Bất kỳ lúc nào |
Lưu ý: Internet thường có thời hạn hợp đồng tối thiểu (2 năm). Nếu hủy sớm, bạn có thể bị phạt phí giải ước (解約金). Kiểm tra hợp đồng trước khi hủy. Cũng cần trả lại thiết bị (router, modem) qua bưu điện.
Hủy hợp đồng điện thoại
Điện thoại hợp đồng (Docomo, au, SoftBank)
- Kiểm tra thời hạn hợp đồng và phí giải ước
- Mang điện thoại đến cửa hàng để làm thủ tục hủy
- Thanh toán hết số tiền còn nợ (nếu đang trả góp máy)
- Yêu cầu mở khóa SIM (SIMロック解除) nếu muốn dùng máy ở VN
SIM giá rẻ (MVNO)
- Hầu hết có thể hủy online
- Thường không có phí giải ước hoặc phí rất thấp
- Trả lại SIM bằng bưu điện (nếu được yêu cầu)
Thủ tục hành chính tại ủy ban phường/quận
Tenshutsu Todoke (転出届 - Thông báo chuyển đi)
Đây là thủ tục bắt buộc khi rời Nhật vĩnh viễn. Bạn cần làm tại ủy ban phường/quận (区役所/市役所) nơi đang cư trú.
Thời điểm: Trong vòng 14 ngày trước ngày rời Nhật
Giấy tờ cần mang:
- Thẻ cư trú (在留カード)
- Hộ chiếu
- Con dấu (印鑑) nếu đã đăng ký
- Thẻ bảo hiểm y tế quốc dân (nếu có)
- Thẻ My Number (マイナンバーカード) nếu có
Khi làm tenshutsu todoke, bạn đồng thời có thể:
- Hủy bảo hiểm y tế quốc dân
- Trả thẻ My Number
- Thanh toán thuế cư dân còn thiếu
- Hỏi về các khoản phí còn nợ
Mẹo: Hãy làm tenshutsu todoke vào một ngày và giải quyết luôn tất cả các thủ tục tại ủy ban: hủy bảo hiểm, trả thẻ My Number, hỏi về thuế cư dân. Mang theo tất cả giấy tờ liên quan để không phải đi lại nhiều lần.
Trả thẻ cư trú (在留カード - Zairyuu Card)
Thẻ cư trú phải được trả lại khi rời Nhật. Bạn trả tại quầy kiểm tra xuất nhập cảnh tại sân bay vào ngày bay.
Quy trình:
- Khi qua cổng xuất cảnh, nộp thẻ cư trú cho nhân viên
- Nhân viên sẽ đục lỗ thẻ và đóng dấu "VOID"
- Bạn có thể xin giữ lại thẻ làm kỷ niệm (đã bị vô hiệu hóa)
Lưu ý: Nếu bạn có Re-entry Permit (再入国許可) và muốn giữ tư cách cư trú, KHÔNG trả thẻ cư trú. Bài viết này dành cho người rời Nhật vĩnh viễn, không có ý định quay lại sống.
Các việc khác cần nhớ
Chuyển tiếp thư (転居届)
Dù bạn rời Nhật, bạn vẫn có thể nhận thư quan trọng (hóa đơn cuối, giấy tờ thuế) bằng cách:
- Nộp đơn chuyển tiếp thư tại bưu điện, ghi địa chỉ người quen tại Nhật
- Dịch vụ miễn phí, có hiệu lực 1 năm
- Có thể nộp online tại e-tenkyo.post.japanpost.jp
Bằng lái xe Nhật
- Bằng lái Nhật vẫn có giá trị quốc tế, bạn có thể giữ lại
- Nếu muốn chuyển đổi sang bằng lái Việt Nam, hãy tìm hiểu thủ tục trước khi rời Nhật
- Xin giấy chứng nhận lịch sử lái xe (運転経歴証明書) nếu cần
Hủy thẻ tín dụng và các dịch vụ định kỳ
- Hủy thẻ tín dụng sau khi thanh toán hết
- Hủy bảo hiểm hỏa hoạn (火災保険) và xin hoàn tiền phần chưa sử dụng
- Hủy gym, dịch vụ đăng ký định kỳ (Netflix, Spotify, v.v.)
- Hủy đăng ký con dấu (印鑑登録) - tự động hủy khi làm tenshutsu todoke
Gửi hành lý về Việt Nam
| Phương thức | Thời gian | Chi phí ước tính |
|---|---|---|
| Đường biển (Japan Post - SAL) | 2-3 tháng | ¥5,000-15,000/thùng |
| Đường biển (công ty vận chuyển) | 1-2 tháng | ¥20,000-50,000/m³ |
| Đường hàng không (EMS) | 1-2 tuần | ¥2,000-5,000/kg |
| Hành lý ký gửi | Cùng chuyến bay | Theo quy định hãng bay |
Mẹo: Gửi đồ bằng đường biển qua Japan Post (bưu phẩm quốc tế) là cách rẻ nhất. Mua thùng carton tại combini hoặc Home Center. Gửi trước 2-3 tháng để đồ kịp đến trước bạn.
Giấy tờ nên scan lại trước khi đi
- Nenkin Techou (tất cả các trang)
- Gensenchoshuhyou (源泉徴収票 - chứng nhận khấu trừ thuế tại nguồn) năm cuối
- Hợp đồng lao động
- Giấy nghỉ việc (退職証明書 hoặc 離職票)
- Thẻ cư trú (cả mặt trước và sau)
- Thẻ bảo hiểm y tế (trước khi trả lại)
- Sổ ngân hàng (trang có thông tin tài khoản)
Bảng kiểm tra tổng hợp
Thủ tục chính
| Hạng mục | Nơi làm | Hoàn thành |
|---|---|---|
| Thông báo nghỉ việc cho công ty | Công ty | ☐ |
| Nhận Gensenchoshuhyou từ công ty | Công ty | ☐ |
| Chỉ định đại diện thuế (納税管理人) | Cơ quan thuế (税務署) | ☐ |
| Trả hết thuế cư dân | Ngân hàng/combini | ☐ |
| Hủy bảo hiểm y tế, trả thẻ | Ủy ban phường/quận hoặc công ty | ☐ |
| Làm tenshutsu todoke (転出届) | Ủy ban phường/quận | ☐ |
| Trả thẻ My Number | Ủy ban phường/quận | ☐ |
| Scan tất cả giấy tờ quan trọng | Tự làm | ☐ |
Nhà ở và dịch vụ
| Hạng mục | Nơi làm | Hoàn thành |
|---|---|---|
| Hủy hợp đồng nhà | Công ty quản lý nhà | ☐ |
| Hủy điện, gas, nước | Gọi điện/online | ☐ |
| Hủy internet | Gọi điện/online | ☐ |
| Hủy điện thoại | Cửa hàng/online | ☐ |
| Hủy NHK | Gọi điện | ☐ |
| Hủy bảo hiểm hỏa hoạn | Công ty bảo hiểm | ☐ |
Tài chính
| Hạng mục | Nơi làm | Hoàn thành |
|---|---|---|
| Chuyển tiền về Việt Nam | Ngân hàng/dịch vụ chuyển tiền | ☐ |
| Hủy thẻ tín dụng | Ngân hàng/online | ☐ |
| Đóng tài khoản ngân hàng | Ngân hàng | ☐ |
| Gửi hành lý về VN | Bưu điện/công ty vận chuyển | ☐ |
Ngày rời Nhật và sau khi về
| Hạng mục | Nơi làm | Hoàn thành |
|---|---|---|
| Trả thẻ cư trú (在留カード) | Sân bay | ☐ |
| Nộp đơn hoàn nenkin | Gửi bưu điện từ VN | ☐ |
| Xin hoàn thuế qua đại diện thuế | Đại diện thuế xử lý | ☐ |
Câu hỏi thường gặp
Nếu quên trả thẻ cư trú thì sao?
Bạn có thể gửi thẻ về Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (出入国在留管理庁) bằng bưu điện quốc tế. Ghi kèm thư giải thích lý do trả muộn.
Có thể nhờ người khác làm thủ tục thay không?
Có, hầu hết thủ tục tại ủy ban phường/quận có thể ủy quyền bằng giấy ủy quyền (委任状 - Ininjo). Chuẩn bị giấy ủy quyền và đưa cho người được nhờ cùng với giấy tờ cần thiết.
Sau khi hoàn nenkin, có thể quay lại Nhật làm việc không?
Hoàn toàn được. Việc nhận hoàn tiền nenkin không ảnh hưởng đến khả năng xin visa Nhật trong tương lai. Tuy nhiên, thời gian đóng nenkin trước đó sẽ bị reset về 0.
Tiền hoàn nenkin mất bao lâu để nhận?
Thường mất 3-6 tháng kể từ ngày Japan Pension Service nhận được đơn. Tiền sẽ được chuyển vào tài khoản ngân hàng bạn đã đăng ký trong đơn.
Tôi có thể giữ tài khoản ngân hàng Nhật sau khi về nước không?
Về nguyên tắc, khi không còn địa chỉ tại Nhật, bạn nên đóng tài khoản. Nếu cần giữ để nhận tiền nenkin hoặc tiền cọc, hãy hỏi trực tiếp ngân hàng về chính sách cụ thể và nhờ người quen cập nhật địa chỉ.
Lời kết
Việc chuẩn bị thủ tục trước khi rời Nhật có thể khá phức tạp, nhưng nếu bạn lên kế hoạch trước 2-3 tháng và làm theo thứ tự trong bài viết này, mọi thứ sẽ suôn sẻ. Đừng quên scan lại tất cả giấy tờ quan trọng, vì khi đã về Việt Nam rồi mà thiếu giấy tờ thì rất khó xử lý.
Chúc bạn có một hành trình về nước thuận lợi và khởi đầu mới tốt đẹp tại Việt Nam.
