Tóm tắt
Làm freelance (フリーランス) hay tự kinh doanh cá nhân (個人事業主 - kojin jigyōnushi) tại Nhật ngày càng phổ biến, đặc biệt trong ngành IT, thiết kế, dịch thuật và sáng tạo nội dung. Bài viết này hướng dẫn toàn bộ thủ tục từ đăng ký kinh doanh, khai thuế, đến hệ thống hóa đơn mới và những lưu ý quan trọng về visa.
1. Đăng ký cá nhân kinh doanh (個人事業の開業届)
1.1 Thủ tục Kaigyō Todoke (開業届)
Tên chính thức: 個人事業の開業・廃業等届出書 (Kojin jigyō no kaigyō, haigyō tō todokesho)
Nơi nộp: Cục thuế (税務署 - zeimusho) quản lý theo địa chỉ cư trú
Thời hạn: Trong vòng 1 tháng kể từ ngày bắt đầu kinh doanh
Cách nộp:
- Trực tiếp tại quầy cục thuế
- Gửi bưu điện
- Online qua e-Tax (cần My Number Card và đầu đọc IC card hoặc smartphone tương thích)
1.2 Giấy tờ cần chuẩn bị
| Giấy tờ | Bắt buộc | Ghi chú |
|---|---|---|
| Mẫu đơn kaigyō todoke | Có | Tải từ nta.go.jp hoặc nhận tại cục thuế |
| My Number (マイナンバー) | Có | Thẻ My Number hoặc thông báo số |
| Giấy tờ tùy thân | Có | Zairyu Card cho người nước ngoài |
| Con dấu (印鑑) | Không bắt buộc | Từ 2021, hầu hết thủ tục thuế bỏ yêu cầu con dấu |
1.3 Điền mẫu đơn
Các mục chính cần điền:
- 届出の区分 (Loại thông báo): Chọn 開業 (kaigyō - mở)
- 所得の種類 (Loại thu nhập): Thường chọn 事業所得 (jigyō shotoku - thu nhập kinh doanh)
- 開業日 (Ngày mở): Ngày bạn bắt đầu hoạt động
- 事業の概要 (Tóm tắt kinh doanh): Mô tả ngắn, ví dụ "ソフトウェア開発" (phát triển phần mềm), "翻訳業" (dịch thuật)
- 届出の際の届出の区分: Chọn 青色申告 nếu muốn khai thuế xanh (khuyến khích)
Khi nộp kaigyō todoke, hãy nộp luôn 青色申告承認申請書 (đơn xin khai thuế xanh). Thời hạn nộp đơn khai thuế xanh là trong vòng 2 tháng kể từ ngày mở kinh doanh. Nếu bỏ lỡ, phải chờ đến năm sau.
1.4 Sau khi đăng ký
Sau khi nộp kaigyō todoke, bạn chính thức là 個人事業主. Một số việc cần làm tiếp:
- Mở tài khoản ngân hàng riêng cho kinh doanh — Không bắt buộc nhưng rất nên, giúp tách biệt chi tiêu cá nhân và kinh doanh
- Mua phần mềm kế toán — freee, Money Forward, Yayoi (弥生) là ba phần mềm phổ biến nhất
- Tìm hiểu về bảo hiểm — Freelancer không có bảo hiểm xã hội công ty, cần tự đóng 国民健康保険 và 国民年金
2. Khai thuế xanh và khai thuế trắng (青色申告 vs 白色申告)
2.1 So sánh chi tiết
| Tiêu chí | Khai thuế xanh (青色申告) | Khai thuế trắng (白色申告) |
|---|---|---|
| Đăng ký | Cần nộp đơn riêng | Mặc định, không cần đăng ký |
| Khấu trừ đặc biệt | 550,000 yen hoặc 650,000 yen | Không có |
| Sổ sách kế toán | Sổ kép (複式簿記) cho 650,000, sổ đơn cho 550,000 | Sổ đơn giản |
| Chuyển lỗ | Được chuyển lỗ 3 năm | Không được |
| Khấu hao 1 lần | Tài sản dưới 300,000 yen | Tài sản dưới 100,000 yen |
| Trả lương gia đình | Được (専従者給与) | Hạn chế (最大86万円) |
2.2 Điều kiện để được khấu trừ 650,000 yen
Để hưởng mức khấu trừ cao nhất 650,000 yen, cần đáp ứng TẤT CẢ các điều kiện:
- Sổ kép (複式簿記) — Ghi chép theo phương pháp kế toán kép
- Nộp e-Tax — Khai thuế qua mạng (hoặc lưu trữ sổ sách điện tử)
Nếu nộp giấy thay vì e-Tax, mức khấu trừ giảm xuống 550,000 yen.
2.3 Lịch khai thuế
| Thời điểm | Nội dung |
|---|---|
| 1/1 - 12/31 | Năm tài chính (năm dương lịch) |
| 2/16 - 3/15 năm sau | Thời hạn nộp tờ khai thuế thu nhập (確定申告) |
| 3/15 | Hạn chót nộp thuế |
| 4/1 - 6/30 | Nhận thông báo thuế cư dân (住民税) |
Nếu quên nộp khai thuế trước 3/15, bạn sẽ bị phạt trễ (延滞税) và có thể bị phạt thêm (加算税). Tỷ lệ phạt trễ khoảng 7.3-14.6%/năm trên số thuế nợ. Ngoài ra, nếu là khai thuế xanh mà nộp trễ, bạn mất quyền khấu trừ 650,000 yen năm đó.
2.4 Chi phí được khấu trừ (経費)
Là freelancer, nhiều chi phí liên quan đến công việc được trừ vào thu nhập chịu thuế:
| Loại chi phí | Ví dụ | Lưu ý |
|---|---|---|
| Thiết bị (消耗品費) | Máy tính, màn hình, bàn phím | Dưới 100,000 yen (hoặc 300,000 yen nếu khai xanh) ghi 1 lần, trên đó khấu hao |
| Phần mềm/dịch vụ (通信費) | Internet, điện thoại, cloud, SaaS | Tỷ lệ sử dụng cho công việc (家事按分) |
| Văn phòng tại nhà (地代家賃) | Tiền thuê nhà | Chỉ phần dùng cho công việc (ví dụ 30-50% diện tích) |
| Đi lại (旅費交通費) | Tàu, taxi đi gặp khách | Giữ biên lai hoặc ghi chép IC card |
| Tiếp khách (接待交際費) | Ăn uống với khách hàng | Giữ biên lai, ghi tên khách và mục đích |
| Sách, khóa học (研修費) | Sách kỹ thuật, khóa học online | Liên quan trực tiếp đến công việc |
| Bảo hiểm (保険料) | Bảo hiểm nghề nghiệp | Bảo hiểm hưu trí, y tế khấu trừ riêng |
Khi làm việc tại nhà, bạn có thể khấu trừ một phần tiền thuê nhà, điện, nước, internet. Phương pháp phổ biến là tính theo tỷ lệ diện tích phòng làm việc so với tổng diện tích nhà (家事按分 - kaji anbun). Ví dụ: nhà 40m², phòng làm việc 12m² thì khấu trừ được 30% tiền thuê nhà.
3. Hệ thống hóa đơn Invoice (インボイス制度)
3.1 Tổng quan
Hệ thống Invoice (適格請求書等保存方式 - tekikaku seikyūsho tō hozon hōshiki) chính thức áp dụng từ tháng 10/2023. Đây là thay đổi lớn ảnh hưởng đến mọi freelancer tại Nhật.
Cách hoạt động:
- Khi bạn xuất hóa đơn cho khách hàng, hóa đơn cần có số đăng ký Invoice (登録番号) để khách hàng được khấu trừ thuế tiêu dùng (消費税) đầu vào
- Nếu bạn KHÔNG đăng ký, khách hàng không thể khấu trừ thuế tiêu dùng từ hóa đơn của bạn
3.2 Đăng ký hay không?
| Trường hợp | Nên đăng ký? | Lý do |
|---|---|---|
| Khách hàng là doanh nghiệp (B2B) | Nên | Khách hàng muốn khấu trừ thuế tiêu dùng |
| Khách hàng là cá nhân (B2C) | Không nhất thiết | Cá nhân không cần khấu trừ |
| Doanh thu dưới 10,000,000 yen/năm | Cân nhắc | Trước đây được miễn thuế tiêu dùng, đăng ký Invoice phải đóng |
| Doanh thu trên 10,000,000 yen/năm | Có | Đã phải đóng thuế tiêu dùng rồi |
3.3 Biện pháp chuyển tiếp
Chính phủ có biện pháp chuyển tiếp cho người mới đăng ký:
- 2023-2026: Doanh nghiệp vẫn được khấu trừ 80% thuế tiêu dùng từ hóa đơn không có Invoice
- 2026-2029: Giảm xuống 50%
- Từ 2029: Không được khấu trừ nếu không có Invoice
Chế độ giảm nhẹ cho freelancer nhỏ (2割特例):
- Freelancer có doanh thu dưới 10,000,000 yen/năm đăng ký Invoice
- Chỉ cần nộp 20% số thuế tiêu dùng thu được (thay vì tính phức tạp)
- Áp dụng đến hết năm thuế 2026
3.4 Cách đăng ký Invoice
- Nộp 適格請求書発行事業者の登録申請書 tại cục thuế hoặc qua e-Tax
- Nhận số đăng ký (T + 13 chữ số, ví dụ T1234567890123)
- Ghi số này trên mọi hóa đơn
3.5 Nội dung bắt buộc trên hóa đơn Invoice
- Tên và số đăng ký Invoice của người bán
- Ngày giao dịch
- Nội dung giao dịch (mô tả dịch vụ/sản phẩm)
- Giá trước thuế, thuế suất, số thuế tiêu dùng
- Tên người mua
4. Bảo hiểm và lương hưu cho freelancer
4.1 Bảo hiểm y tế
Freelancer không thuộc bảo hiểm xã hội công ty (社会保険) mà phải tự đóng:
Bảo hiểm y tế quốc dân (国民健康保険 - kokumin kenkō hoken):
- Đóng tại quận/phường (区役所/市役所)
- Mức đóng tùy theo thu nhập và địa phương
- Tokyo: khoảng 200,000 - 600,000 yen/năm tùy thu nhập
Thay thế: Nếu vừa nghỉ việc công ty, có thể tiếp tục bảo hiểm cũ 2 năm (任意継続被保険者). So sánh phí để chọn cái rẻ hơn.
4.2 Lương hưu
Lương hưu quốc dân (国民年金 - kokumin nenkin):
- Bắt buộc cho mọi người 20-59 tuổi
- Mức đóng: 16,980 yen/tháng (2026)
- Được khấu trừ thuế
Bổ sung tùy chọn:
- 国民年金基金 — Quỹ hưu trí quốc dân bổ sung
- iDeCo (個人型確定拠出年金) — Quỹ hưu trí cá nhân, tối đa 68,000 yen/tháng cho freelancer, được khấu trừ thuế hoàn toàn
- 小規模企業共済 — Quỹ hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ, tối đa 70,000 yen/tháng, khấu trừ thuế
iDeCo và 小規模企業共済 là hai công cụ tiết kiệm thuế mạnh nhất cho freelancer. Ví dụ: nếu thu nhập chịu thuế 5,000,000 yen, đóng iDeCo tối đa 816,000 yen/năm có thể tiết kiệm khoảng 163,000 - 245,000 yen thuế/năm (tùy bậc thuế).
5. Visa cho freelancer nước ngoài
5.1 Loại visa phù hợp
Không có visa riêng cho "freelancer" tại Nhật. Các lựa chọn:
| Visa | Điều kiện | Phù hợp cho |
|---|---|---|
| 技術・人文知識・国際業務 | Hợp đồng nghiệp vụ ủy thác (業務委託契約) với công ty Nhật | IT freelancer có hợp đồng dài hạn |
| 経営・管理 | Vốn 5,000,000 yen, có văn phòng | Người muốn mở công ty riêng |
| 高度専門職 | Đạt 70 điểm trở lên | Senior freelancer thu nhập cao |
| 永住権 (Vĩnh trú) | Không giới hạn hoạt động | Tự do hoàn toàn |
| 日本人の配偶者等 | Kết hôn với người Nhật | Không giới hạn hoạt động |
5.2 Freelance với visa kỹ sư
Visa 技術・人文知識・国際業務 thông thường yêu cầu có hợp đồng lao động (雇用契約) với công ty. Nếu muốn freelance, bạn cần chứng minh có hợp đồng nghiệp vụ ủy thác (業務委託契約) ổn định với ít nhất 1 công ty. Cục nhập cư sẽ xem xét tính ổn định thu nhập khi gia hạn visa. Nếu không có hợp đồng rõ ràng, visa có thể bị từ chối gia hạn.
5.3 Lưu ý khi gia hạn visa
Khi gia hạn visa với tư cách freelancer, chuẩn bị:
- Hợp đồng nghiệp vụ ủy thác hiện tại (業務委託契約書)
- Tờ khai thuế năm trước (確定申告書の控え)
- Chứng minh thu nhập ổn định
- Giấy chứng nhận nộp thuế (納税証明書)
6. Phần mềm kế toán cho freelancer
| Phần mềm | Giá/tháng | Đặc điểm |
|---|---|---|
| freee (フリー) | Từ 1,480 yen | Dễ sử dụng nhất, tự động phân loại giao dịch, hỗ trợ e-Tax |
| Money Forward (マネーフォワード) | Từ 1,280 yen | Liên kết ngân hàng tốt, giao diện rõ ràng |
| Yayoi (弥生) | Từ 0 yen (gói cơ bản) | Lâu đời nhất, gói miễn phí cho khai thuế trắng |
7. Câu hỏi thường gặp
Thu nhập bao nhiêu thì nên chuyển từ cá nhân kinh doanh sang lập công ty (法人化)?
Khi thu nhập chịu thuế vượt khoảng 8,000,000 - 10,000,000 yen/năm, thuế cá nhân bắt đầu cao hơn thuế pháp nhân. Tuy nhiên, lập công ty có chi phí duy trì (kế toán, đăng ký, bảo hiểm xã hội), nên cần tính toán kỹ.
Freelancer có được nhận thất nghiệp không?
Không. Bảo hiểm thất nghiệp (雇用保険) chỉ dành cho người lao động có hợp đồng lao động. Freelancer không tham gia nên không được nhận.
Có cần con dấu (印鑑) cho hoạt động freelance không?
Từ 2021, hầu hết thủ tục thuế không còn yêu cầu con dấu. Tuy nhiên, một số hợp đồng với công ty Nhật vẫn yêu cầu, nên nên có sẵn một con dấu cá nhân (認印).
Freelancer cần khai thuế tiêu dùng (消費税) không?
Nếu doanh thu 2 năm trước dưới 10,000,000 yen, bạn được miễn (免税事業者). Tuy nhiên, nếu đã đăng ký Invoice, bạn phải khai và nộp thuế tiêu dùng bất kể doanh thu.
Có thể vừa làm công ty vừa freelance không?
Có, nhiều người làm 副業 (phụ nghiệp) bên cạnh công việc chính. Tuy nhiên, cần kiểm tra hợp đồng lao động (一部の会社は副業禁止). Nếu thu nhập phụ trên 200,000 yen/năm, phải khai thuế bổ sung.
