Sau vài năm sống ở Nhật, nhiều người Việt muốn mời cha mẹ sang thăm. Nhưng thủ tục visa thăm thân (短期滞在ビザ - tanki taizai biza) không hề đơn giản: cần chuẩn bị giấy mời, giấy bảo lãnh, chứng minh tài chính, và nhiều giấy tờ khác từ cả hai phía Nhật và Việt Nam.
Bài viết này hướng dẫn từng bước để bạn mời cha mẹ sang Nhật suôn sẻ nhất có thể.
Tổng quan visa thăm thân (短期滞在ビザ)
Visa thăm thân thuộc loại visa lưu trú ngắn hạn (短期滞在 - tanki taizai), cho phép cha mẹ ở Nhật tối đa 15 ngày, 30 ngày hoặc 90 ngày tùy hồ sơ.
| Thời hạn | Điều kiện | Ghi chú |
|---|---|---|
| 15 ngày | Hồ sơ cơ bản, chứng minh tài chính đủ | Phổ biến nhất cho lần đầu |
| 30 ngày | Hồ sơ đầy đủ, tài chính tốt | Được cấp khi có lý do rõ ràng |
| 90 ngày | Cần lý do đặc biệt (chăm sóc cháu, sức khỏe) | Khó được duyệt hơn |
Đặc điểm quan trọng:
- Visa thăm thân không cho phép cha mẹ làm việc tại Nhật
- Cha mẹ không được gia hạn visa trừ trường hợp bất khả kháng (bệnh nặng, thiên tai)
- Người mời (bạn) đóng vai trò người bảo lãnh (身元保証人 - mimoto hoshounin)
Visa thăm thân là loại visa nhập cảnh 1 lần (シングルエントリー). Nếu cha mẹ ra khỏi Nhật thì visa hết hiệu lực, phải xin lại từ đầu.
Hồ sơ cần chuẩn bị: 3 bộ giấy tờ
Hồ sơ visa thăm thân gồm 3 phần rõ ràng: giấy tờ của người mời (bạn, ở Nhật), giấy tờ của người bảo lãnh (thường cũng là bạn), và giấy tờ của người xin visa (cha mẹ, ở Việt Nam).
Bộ 1: Giấy tờ của người mời (招聘人 - shōheinin)
Người mời là người ở Nhật, có mối quan hệ trực tiếp với cha mẹ.
| Giấy tờ | Tên tiếng Nhật | Nơi lấy |
|---|---|---|
| Thư mời | 招へい理由書 (shōhei riyūsho) | Tự viết theo mẫu |
| Lịch trình dự kiến | 滞在予定表 (taizai yoteihyō) | Tự viết theo mẫu |
| Bản sao hộ chiếu | パスポートのコピー | Photocopy trang có ảnh |
| Bản sao thẻ cư trú | 在留カードのコピー | Photocopy 2 mặt |
| Giấy chứng nhận đăng ký cư trú | 住民票 (jūminhyō) | Xin tại Kuyakusho/Shiyakusho |
| Quan hệ gia đình (nếu có) | 親族関係を証明する書類 | Hộ khẩu dịch sang tiếng Nhật |
Thư mời (招へい理由書) là giấy tờ quan trọng nhất. Bạn cần ghi rõ:
- Lý do mời (thăm con, gặp cháu, du lịch cùng gia đình)
- Mối quan hệ với người được mời
- Thời gian dự kiến lưu trú
- Nơi ở tại Nhật (địa chỉ nhà bạn hoặc khách sạn)
Mẫu đơn thư mời tải miễn phí tại trang web của Bộ Ngoại giao Nhật Bản (外務省 - Gaimushō): mofa.go.jp. Chọn mục "各種申請書ダウンロード" trong phần visa.
Bộ 2: Giấy tờ của người bảo lãnh (身元保証人 - mimoto hoshōnin)
Người bảo lãnh chịu trách nhiệm tài chính và đảm bảo cha mẹ sẽ về nước đúng hạn. Thông thường, bạn vừa là người mời vừa là người bảo lãnh.
| Giấy tờ | Tên tiếng Nhật | Nơi lấy |
|---|---|---|
| Giấy bảo lãnh | 身元保証書 (mimoto hoshōsho) | Tự viết theo mẫu |
| Giấy chứng nhận thu nhập | 課税証明書 hoặc 納税証明書 | Kuyakusho hoặc Zeimusho |
| Sổ tiết kiệm (bản sao) | 預金残高証明書 (yokin zandaka shōmeisho) | Ngân hàng |
| Giấy xác nhận đang làm việc | 在職証明書 (zaishoku shōmeisho) | Công ty |
Yêu cầu tài chính của người bảo lãnh:
- Thu nhập năm tối thiểu khoảng 3 triệu yen trở lên (không có con số chính thức, nhưng đây là mức tham khảo)
- Số dư tài khoản ngân hàng nên có ít nhất 1-2 triệu yen
- Nếu thu nhập thấp, có thể bổ sung bằng số dư tiết kiệm cao hơn
Nếu bạn là du học sinh hoặc thu nhập chưa ổn định, hãy cân nhắc nhờ một người Nhật hoặc người có visa vĩnh trú làm người bảo lãnh. Thu nhập thấp là một trong những lý do phổ biến nhất khiến hồ sơ bị từ chối.
Bộ 3: Giấy tờ của cha mẹ (người xin visa tại Việt Nam)
Cha mẹ chuẩn bị và nộp hồ sơ tại Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam (hoặc qua đại lý được ủy quyền).
| Giấy tờ | Ghi chú |
|---|---|
| Hộ chiếu còn hạn | Còn ít nhất 6 tháng, còn trang trống |
| Đơn xin visa (mẫu chuẩn) | Tải từ trang Đại sứ quán |
| Ảnh 4.5 x 4.5 cm | Nền trắng, chụp trong 6 tháng gần nhất |
| Hộ khẩu (bản sao) | Chứng minh quan hệ gia đình |
| Giấy xác nhận công việc hoặc hưu trí | Chứng minh cha mẹ có lý do quay về |
| Sổ tiết kiệm (nếu có) | Bổ sung chứng minh tài chính |
Cha mẹ đã nghỉ hưu vẫn xin được visa. Thay giấy xác nhận công việc bằng giấy xác nhận hưu trí hoặc sổ lương hưu. Điều quan trọng là chứng minh cha mẹ có lý do ràng buộc để quay về Việt Nam (nhà cửa, tài sản, người thân khác).
Quy trình xin visa từng bước
Bước 1: Bạn chuẩn bị giấy tờ tại Nhật (2-3 tuần)
- Xin 住民票 tại Kuyakusho (phí khoảng ¥300)
- Xin 課税証明書 hoặc 納税証明書 tại Kuyakusho hoặc Zeimusho (phí khoảng ¥300-400)
- Xin 預金残高証明書 tại ngân hàng (phí tùy ngân hàng, khoảng ¥500-800)
- Xin 在職証明書 từ công ty (thường miễn phí)
- Viết 招へい理由書 và 身元保証書 theo mẫu
- Lập 滞在予定表 (lịch trình chi tiết từng ngày)
- Photocopy hộ chiếu và thẻ cư trú
Bước 2: Gửi giấy tờ về Việt Nam
Gửi toàn bộ giấy tờ gốc về Việt Nam cho cha mẹ bằng EMS (国際スピード郵便) hoặc dịch vụ chuyển phát nhanh. Thời gian gửi EMS từ Nhật về Việt Nam khoảng 3-5 ngày.
Gửi EMS tại bưu điện Nhật (郵便局 - yūbinkyoku), phí khoảng ¥2,000-3,000 tùy trọng lượng. Nhớ giữ lại mã tracking để theo dõi.
Bước 3: Cha mẹ nộp hồ sơ tại Việt Nam (1 ngày)
Cha mẹ mang toàn bộ hồ sơ đến:
- Hà Nội: Đại sứ quán Nhật Bản, 27 Liễu Giai, Ba Đình
- TP. Hồ Chí Minh: Tổng lãnh sự quán Nhật Bản, 261 Điện Biên Phủ, Quận 3
- Đà Nẵng: Tổng lãnh sự quán Nhật Bản, Lô A3, đường 30 tháng 4
Hoặc nộp qua đại lý visa được ủy quyền (代理申請機関). Danh sách đại lý có trên trang web của Đại sứ quán.
Phí visa: Miễn phí cho công dân Việt Nam (tính đến thời điểm viết bài).
Bước 4: Chờ kết quả (5-7 ngày làm việc)
Thời gian xử lý thông thường là 5-7 ngày làm việc kể từ ngày nộp. Trong một số trường hợp, có thể mất đến 1 tháng nếu cần xác minh thêm.
Tổng thời gian dự kiến
| Giai đoạn | Thời gian |
|---|---|
| Chuẩn bị giấy tờ tại Nhật | 2-3 tuần |
| Gửi về Việt Nam (EMS) | 3-5 ngày |
| Nộp và chờ kết quả | 5-7 ngày làm việc |
| Tổng cộng | Khoảng 1-1.5 tháng |
Nên bắt đầu chuẩn bị hồ sơ ít nhất 2 tháng trước ngày dự kiến cha mẹ sang Nhật. Mùa cao điểm (Tết, hè) có thể mất lâu hơn.
Bảo hiểm du lịch cho cha mẹ
Nhật Bản không bắt buộc mua bảo hiểm du lịch cho visa thăm thân, nhưng rất nên mua vì:
- Chi phí y tế ở Nhật cực kỳ đắt (khám bệnh thường từ ¥5,000-10,000, nhập viện có thể lên đến hàng triệu yen)
- Cha mẹ lớn tuổi có nguy cơ sức khỏe cao hơn
- Có bảo hiểm giúp hồ sơ visa mạnh hơn
Các lựa chọn bảo hiểm phổ biến
Mua tại Việt Nam trước khi đi:
| Công ty | Mức bảo hiểm | Phí tham khảo (15 ngày) |
|---|---|---|
| Bảo Việt | $10,000-50,000 | 200,000-500,000 VNĐ |
| Liberty | $30,000-100,000 | 300,000-800,000 VNĐ |
| AIG | $50,000-200,000 | 400,000-1,200,000 VNĐ |
Mua tại Nhật sau khi cha mẹ đến:
- Tokio Marine (東京海上日動): gói bảo hiểm cho du khách, mua online
- Sompo Japan (損保ジャパン): có gói ngắn hạn cho người thân đến thăm
Chọn gói bảo hiểm có mức bảo hiểm tối thiểu $50,000 (khoảng 7.5 triệu yen) và bao gồm chi phí vận chuyển y tế (medical evacuation). Cha mẹ lớn tuổi nên chọn gói có bảo hiểm bệnh mãn tính nếu có tiền sử bệnh.
Lý do phổ biến khiến visa bị từ chối
Đại sứ quán không giải thích lý do từ chối cụ thể, nhưng các nguyên nhân phổ biến gồm:
1. Tài chính không đủ thuyết phục
- Thu nhập người bảo lãnh quá thấp
- Số dư tài khoản vừa mới nạp tiền vào (nghi ngờ "làm đẹp" sổ)
- Không có chứng từ thu nhập ổn định
2. Lịch trình không hợp lý
- Lịch trình quá mơ hồ ("đi chơi Tokyo")
- Thời gian lưu trú quá dài so với mục đích
- Không ghi rõ nơi ở từng ngày
3. Thiếu lý do ràng buộc để quay về
- Cha mẹ không có tài sản, công việc, hoặc người thân khác tại Việt Nam
- Không chứng minh được mối liên hệ với quê hương
4. Hồ sơ có sai sót
- Thông tin không khớp giữa các giấy tờ
- Thiếu giấy tờ trong danh sách yêu cầu
- Giấy tờ quá cũ (nên trong vòng 3 tháng)
5. Tiền sử visa có vấn đề
- Đã từng bị từ chối visa Nhật hoặc nước khác
- Đã từng ở quá hạn visa
Nếu bị từ chối, bạn có thể nộp lại hồ sơ. Không có quy định chờ bao lâu, nhưng nên chờ ít nhất 3-6 tháng, khắc phục các điểm yếu trong hồ sơ trước khi nộp lại. Nộp lại ngay với hồ sơ giống hệt sẽ gần như chắc chắn bị từ chối lần nữa.
Đón và chăm sóc cha mẹ tại Nhật
Chuẩn bị trước khi cha mẹ đến
- Dọn nhà, sắp xếp phòng ngủ riêng nếu có thể. Cha mẹ lớn tuổi cần không gian yên tĩnh
- Mua SIM hoặc pocket Wi-Fi để cha mẹ liên lạc được. Nhiều hãng có SIM du lịch 15-30 ngày (khoảng ¥2,000-5,000)
- Chuẩn bị thuốc men mà cha mẹ đang dùng. Nhiều loại thuốc Việt Nam không bán ở Nhật
- Tải app dịch thuật (Google Translate, VoiceTra) vào điện thoại cha mẹ
Di chuyển
- Mua thẻ IC (Suica, Pasmo) cho cha mẹ, nạp sẵn tiền
- Nếu đi nhiều nơi, cân nhắc mua Japan Rail Pass (chỉ dành cho du khách ngắn hạn)
- Cha mẹ lớn tuổi nên tránh đi tàu giờ cao điểm (7:30-9:00 sáng)
Ăn uống
- Chuẩn bị gia vị Việt Nam sẵn ở nhà (nước mắm, mì gói, cơm)
- Tìm nhà hàng Việt Nam gần nhà hoặc khu vực dự định đưa cha mẹ đi
- Cha mẹ có thể khó quen với đồ ăn Nhật liên tục, nên xen kẽ bữa Việt
Y tế khẩn cấp
- Lưu số cấp cứu: 119 (消防 - shōbō, cứu thương và cứu hỏa)
- Lưu số cảnh sát: 110
- Tìm sẵn bệnh viện gần nhà có thể tiếp nhận người nước ngoài
- Mang theo bản sao bảo hiểm du lịch khi ra ngoài
Nếu cha mẹ cần đi bệnh viện, gọi đường dây tư vấn y tế đa ngôn ngữ AMDA (050-3598-7574) hoặc đường dây hỗ trợ của thành phố nơi bạn sống. Nhiều thành phố lớn có dịch vụ phiên dịch y tế miễn phí.
Thời tiết và sức khỏe
- Mùa hè (6-9): Nóng ẩm, nguy cơ say nắng. Chuẩn bị quạt cầm tay, nước uống, và nhắc cha mẹ nghỉ ngơi thường xuyên
- Mùa đông (12-2): Lạnh khô, chuẩn bị áo ấm đủ. Nhà ở Nhật thường không có sưởi trung tâm
- Mùa mưa (6-7): Mưa nhiều, đường trơn. Mua ô và giày chống trượt cho cha mẹ
Những điều cần lưu ý thêm
Về lịch trình chi tiết (滞在予定表)
Lịch trình càng chi tiết càng tốt. Ghi rõ từng ngày:
- Ngày đến, ngày về (số hiệu chuyến bay)
- Nơi ở mỗi đêm (địa chỉ cụ thể)
- Hoạt động chính mỗi ngày
- Phương tiện di chuyển giữa các địa điểm
Ví dụ một ngày trong lịch trình:
| Ngày | Hoạt động | Nơi ở |
|---|---|---|
| 1 (15/11) | Đến sân bay Narita, di chuyển về nhà con tại Tokyo | Nhà con: 〒xxx-xxxx Tokyo... |
| 2 (16/11) | Nghỉ ngơi, đi siêu thị gần nhà | Nhà con |
| 3 (17/11) | Tham quan chùa Sensōji (浅草寺), Asakusa | Nhà con |
Về giấy bảo lãnh (身元保証書)
Giấy bảo lãnh có 3 nội dung cam kết chính:
- Chi phí lưu trú (滞在費): Bạn cam kết chịu chi phí ăn ở cho cha mẹ
- Chi phí về nước (帰国旅費): Bạn cam kết lo vé máy bay về cho cha mẹ
- Tuân thủ pháp luật (法令の遵守): Bạn cam kết cha mẹ sẽ tuân thủ luật Nhật
Trường hợp đặc biệt
- Mời cả bố và mẹ cùng lúc: Cần làm 2 bộ hồ sơ riêng, nhưng có thể dùng chung giấy tờ của người bảo lãnh
- Cha mẹ không biết tiếng Nhật hoặc tiếng Anh: Không ảnh hưởng đến việc xin visa, nhưng nên chuẩn bị thẻ thông tin cá nhân bằng tiếng Nhật để cha mẹ mang theo
- Mời cha mẹ lần thứ 2, thứ 3: Hồ sơ vẫn làm lại từ đầu, nhưng lịch sử visa tốt (về đúng hạn) sẽ là điểm cộng lớn
Câu hỏi thường gặp
Cha mẹ không biết chữ, có xin visa được không? Được. Đại lý visa hoặc người thân có thể hỗ trợ điền đơn. Cha mẹ chỉ cần ký tên hoặc điểm chỉ.
Du học sinh có thể bảo lãnh cha mẹ không? Về mặt lý thuyết thì được, nhưng thực tế rất khó vì du học sinh thường không đủ thu nhập. Nên nhờ người khác (đồng nghiệp người Nhật, người quen có visa vĩnh trú) làm người bảo lãnh.
Phải đặt vé máy bay trước khi xin visa không? Không bắt buộc và không nên đặt vé trước. Chờ có visa rồi mới đặt vé để tránh mất tiền nếu bị từ chối.
Cha mẹ có thể đi khám bệnh khi ở Nhật không? Có, nhưng phải tự trả 100% chi phí vì không có bảo hiểm y tế Nhật. Đây là lý do cần mua bảo hiểm du lịch.
Visa thăm thân có thể gia hạn không? Về nguyên tắc là không. Chỉ được gia hạn trong trường hợp bất khả kháng (bệnh nặng không thể di chuyển, thiên tai) và phải xin tại Cục quản lý xuất nhập cảnh (出入国在留管理局 - shutsunyūkoku zairyū kanrikyoku).
Tổng kết
Mời cha mẹ sang Nhật là một hành trình cần kiên nhẫn và chuẩn bị kỹ. Điểm mấu chốt:
- Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác, nhất quán giữa 3 bộ giấy tờ
- Chứng minh tài chính ổn định của người bảo lãnh
- Viết lịch trình chi tiết, hợp lý
- Mua bảo hiểm du lịch cho cha mẹ
- Bắt đầu chuẩn bị sớm, ít nhất 2 tháng trước ngày dự kiến
Chúc bạn đón cha mẹ sang Nhật thuận lợi và có những ngày vui bên gia đình.
