Nenmatsu chosei (年末調整): Quyết toán thuế cuối năm ở Nhật

Nenmatsu chosei là gì?

Nenmatsu chosei (年末調整 - Nenmatsu Chousei) nghĩa là "điều chỉnh cuối năm". Đây là quá trình công ty tính lại thuế thu nhập cho bạn vào cuối năm.

Tại sao cần điều chỉnh?

Mỗi tháng, công ty tạm khấu trừ thuế thu nhập từ lương của bạn dựa trên ước tính. Nhưng số thuế tạm tính này thường không chính xác vì:

• Thuế được tính tạm theo bảng cố định, chưa tính đến hoàn cảnh cá nhân
• Trong năm bạn có thể phát sinh các khoản khấu trừ thuế (bảo hiểm nhân thọ, người phụ thuộc...)
• Thu nhập thực tế cả năm có thể khác so với ước tính

Nenmatsu chosei sẽ tính lại thuế chính xác cho cả năm, rồi hoàn lại nếu đã trừ thừa, hoặc thu thêm nếu trừ thiếu.

Ai cần làm nenmatsu chosei?

Cần làm

• Nhân viên chính thức (正社員 - seishain)
• Nhân viên hợp đồng (契約社員 - keiyakushain)
• Nhân viên part-time có thu nhập trên mức chịu thuế
• Ai đang làm việc tại công ty vào ngày 31/12

Không cần / không được làm tại công ty

• Thu nhập hàng năm trên 20,000,000 yen: phải tự làm kakutei shinkoku
• Có 2 công việc trở lên: chỉ làm nenmatsu chosei ở công ty chính, thu nhập phụ khai trong kakutei shinkoku
• Freelancer, cá nhân kinh doanh: tự làm kakutei shinkoku
• Đã nghỉ việc giữa năm và chưa có việc mới: tự làm kakutei shinkoku

Thời gian và quy trình

Lịch trình điển hình

Giấy tờ cần chuẩn bị

Giấy chứng nhận bảo hiểm nhân thọ (生命保険料控除証明書)

Nếu bạn có mua bảo hiểm nhân thọ (seimei hoken) ở Nhật, công ty bảo hiểm sẽ gửi giấy chứng nhận qua bưu điện vào tháng 10. Giấy này ghi số tiền bạn đã đóng trong năm, dùng để khai khấu trừ thuế.

Mức khấu trừ tối đa: 120,000 yen (chia thành 3 loại, mỗi loại tối đa 40,000 yen)

• Bảo hiểm nhân thọ chung (一般生命保険)
• Bảo hiểm y tế/chăm sóc (介護医療保険)
• Bảo hiểm hưu trí tư nhân (個人年金保険)

Giấy chứng nhận bảo hiểm động đất (地震保険料控除証明書)

Nếu bạn có mua bảo hiểm động đất cho nhà ở. Mức khấu trừ tối đa: 50,000 yen.

Giấy chứng nhận vay mua nhà (住宅ローン控除)

Nếu bạn đang trả góp mua nhà. Năm đầu tiên phải tự khai kakutei shinkoku, từ năm thứ 2 trở đi có thể khai qua nenmatsu chosei. Ngân hàng sẽ gửi giấy chứng nhận số dư nợ cuối năm.

Giấy chứng nhận iDeCo (小規模企業共済等掛金控除証明書)

Nếu bạn đóng iDeCo (chương trình hưu trí cá nhân). Toàn bộ số tiền đóng iDeCo được khấu trừ thuế 100%.

Thông tin người phụ thuộc ở nước ngoài

Nếu bạn gửi tiền về cho cha mẹ, vợ/chồng ở Việt Nam và muốn khai họ là người phụ thuộc (扶養控除 - fuyou koujo), cần chuẩn bị:

• Giấy chứng nhận quan hệ gia đình (親族関係書類): giấy khai sinh, hộ khẩu... đã dịch sang tiếng Nhật
• Chứng từ gửi tiền (送金関係書類): biên lai chuyển tiền quốc tế, sao kê ngân hàng chứng minh bạn đã gửi tiền cho người phụ thuộc

Các mẫu đơn cần điền

Nenmatsu chosei yêu cầu điền 2-3 loại mẫu đơn. Nghe phức tạp nhưng thực ra mỗi mẫu chỉ mất 10-15 phút.

Mẫu 1: Khai người phụ thuộc

Tên chính thức: 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書 (Kyuuyo Shotokusha no Fuyou Koujo Tou (Idou) Shinkokusho)

Nội dung cần điền:

• Thông tin cá nhân (tên, địa chỉ, My Number)
• Vợ/chồng phụ thuộc (配偶者 - haigusha): thu nhập dưới 1,500,000 yen/năm
• Con cái phụ thuộc (扶養親族 - fuyou shinzoku)
• Cha mẹ phụ thuộc (kể cả ở Việt Nam)

Mức khấu trừ người phụ thuộc:

Mẫu 2: Khai bảo hiểm

Tên chính thức: 給与所得者の保険料控除申告書 (Kyuuyo Shotokusha no Hokenryou Koujo Shinkokusho)

Nội dung cần điền:

• Bảo hiểm nhân thọ: ghi số tiền từ giấy chứng nhận bảo hiểm
• Bảo hiểm động đất: ghi số tiền từ giấy chứng nhận
• Bảo hiểm xã hội tự đóng (nếu có): quốc dân kenkou hoken, quốc dân nenkin đã đóng khi chưa vào công ty
• iDeCo: ghi số tiền từ giấy chứng nhận

Mẫu 3: Khai khấu trừ cơ bản và thu nhập vợ/chồng

Tên chính thức: 給与所得者の基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 年末調整に係る定額減税のための申告書

Nội dung cần điền:

• Thu nhập ước tính cả năm (để tính mức khấu trừ cơ bản)
• Thông tin thu nhập vợ/chồng (nếu vợ/chồng có thu nhập)

Các khoản khấu trừ thường bị bỏ lỡ

Nhiều người Việt ở Nhật không biết hoặc quên khai các khoản sau, dẫn đến mất tiền hoàn thuế đáng lẽ được nhận.

1. Gửi tiền cho cha mẹ ở Việt Nam (扶養控除)

Đây là khoản khấu trừ lớn nhất mà nhiều người bỏ lỡ. Nếu bạn gửi tiền hàng tháng cho cha mẹ ở Việt Nam, bạn có thể khai họ là người phụ thuộc. Mỗi người phụ thuộc giúp khấu trừ 380,000-580,000 yen, tiết kiệm được 50,000-100,000 yen thuế/năm.

Điều kiện:

• Cha mẹ có thu nhập dưới 480,000 yen/năm (ở Việt Nam thường đáp ứng)
• Có giấy chứng minh quan hệ gia đình (đã dịch tiếng Nhật)
• Có chứng từ gửi tiền (biên lai chuyển tiền)
• Với người 30-69 tuổi: gửi ít nhất 380,000 yen/năm

2. Bảo hiểm nhân thọ (生命保険料控除)

Nhiều người mua bảo hiểm nhưng quên khai. Nhớ giữ giấy chứng nhận từ công ty bảo hiểm gửi vào tháng 10.

3. iDeCo (個人型確定拠出年金)

Toàn bộ tiền đóng iDeCo (tối đa 276,000 yen/năm cho nhân viên công ty thông thường) được khấu trừ 100%. Nếu đóng iDeCo mà quên khai, bạn đang mất tiền.

4. Bảo hiểm quốc dân đã đóng trước khi vào công ty

Nếu bạn đã đóng kokumin kenkou hoken (国民健康保険) hoặc kokumin nenkin (国民年金) trong thời gian chưa có việc (ví dụ: mới đến Nhật, giữa 2 công việc), bạn có thể khai khoản đó trong nenmatsu chosei.

5. Chi phí y tế (医療費控除)

Nếu tổng chi phí y tế trong năm vượt 100,000 yen (hoặc 5% thu nhập nếu thu nhập dưới 2,000,000 yen), bạn được khấu trừ phần vượt. Tuy nhiên, khoản này không khai được trong nenmatsu chosei mà phải tự làm kakutei shinkoku.

Kết quả nenmatsu chosei

Sau khi công ty tính toán xong, kết quả sẽ thể hiện trong lương tháng 12 (hoặc tháng 1):

Được hoàn thuế (還付 - Kanpu)

Trường hợp phổ biến nhất. Tedori tháng 12 sẽ cao hơn bình thường.

Ví dụ: Anh B, lương năm 5,000,000 yen, đã đóng bảo hiểm nhân thọ 100,000 yen, có 1 người phụ thuộc ở Việt Nam:

• Thuế đã tạm thu trong năm: 120,000 yen
• Thuế thực tế sau khi tính khấu trừ: 85,000 yen
• Hoàn lại: 35,000 yen (nằm trong lương tháng 12)

Phải đóng thêm (不足 - Fusoku)

Ít gặp hơn, nhưng xảy ra khi:

• Thu nhập tăng nhiều trong năm (được tăng lương giữa năm)
• Giảm số người phụ thuộc
• Nhận bonus cao hơn dự kiến

Số tiền thiếu sẽ bị trừ từ lương tháng 12.

Sau nenmatsu chosei

Nhận gensenchoushuuhyou (源泉徴収票)

Sau khi hoàn tất nenmatsu chosei, công ty sẽ phát cho bạn giấy chứng nhận khấu trừ thuế tại nguồn (源泉徴収票 - Gensenchoushuuhyou). Đây là giấy tờ quan trọng, cần giữ lại để:

• Làm kakutei shinkoku (nếu cần)
• Xin gia hạn visa
• Xin vay mua nhà
• Chứng minh thu nhập

Cần làm kakutei shinkoku thêm không?

Nếu bạn đã khai đầy đủ trong nenmatsu chosei và không có thu nhập phụ, bạn không cần làm kakutei shinkoku. Nhưng bạn nên làm kakutei shinkoku nếu:

• Muốn khai chi phí y tế (iryouhi koujo)
• Có furusato nozei quyên góp hơn 5 địa phương
• Có thu nhập phụ trên 200,000 yen (freelance, cho thuê nhà...)
• Muốn khai chi phí thiên tai (saigai genzei)

Mẹo thực tế

Giữ mọi giấy tờ từ tháng 10

Từ tháng 10, bưu điện sẽ gửi đến nhiều giấy chứng nhận bảo hiểm. Đừng vứt chúng đi. Tạo 1 phong bì riêng để gom tất cả giấy tờ liên quan đến nenmatsu chosei.

Hỏi bộ phận nhân sự nếu không hiểu

Bộ phận nhân sự (人事部 - jinji bu) hoặc bộ phận tổng vụ (総務部 - soumu bu) có trách nhiệm hỗ trợ nhân viên làm nenmatsu chosei. Đừng ngại hỏi nếu bạn không hiểu form nào.

Tận dụng hệ thống điện tử

Nếu công ty dùng hệ thống điện tử (SmartHR, freee...), hãy tận dụng tính năng tự động tính toán. Bạn chỉ cần nhập số liệu và tải ảnh giấy chứng nhận, hệ thống sẽ tự điền form.

Kiểm tra kết quả

Khi nhận lương tháng 12, hãy kiểm tra phần "年末調整" trên bảng lương. Nếu thấy số tiền hoàn thuế khác nhiều so với kỳ vọng, hỏi lại bộ phận nhân sự.

Câu hỏi thường gặp

Mới vào công ty giữa năm, có cần làm nenmatsu chosei không?

Có. Nếu bạn đang làm việc tại công ty vào ngày 31/12, bạn cần làm nenmatsu chosei. Nếu trước đó bạn làm ở công ty khác, cần nộp gensenchoushuuhyou từ công ty cũ cho công ty mới.

Vợ/chồng ở Việt Nam có khai được người phụ thuộc không?

Có, nếu vợ/chồng có thu nhập dưới 480,000 yen/năm và bạn có chứng từ gửi tiền. Cần giấy đăng ký kết hôn đã dịch tiếng Nhật.

Làm muộn thì sao?

Nếu quá hạn nộp cho công ty, bạn sẽ phải tự khai các khoản khấu trừ trong kakutei shinkoku (tháng 2-3 năm sau). Không mất quyền khấu trừ, chỉ là phải tự làm thay vì công ty làm giúp.

Nenmatsu chosei khác kakutei shinkoku thế nào?

• Nenmatsu chosei: Công ty làm giúp, chỉ cho nhân viên có lương, đơn giản hơn
• Kakutei shinkoku: Tự làm, cho mọi loại thu nhập, phức tạp hơn nhưng khai được nhiều khoản khấu trừ hơn